Eigene Datenfelder und Formular-Layouts

Standardfelder decken den Alltag ab: Titel, Beschreibung, Fälligkeit, Priorität, Kategorie. Sobald aber immer wieder dieselben Zusatzangaben gebraucht werden – Kundennummer, Betrag, Fahrzeug, Raum – lohnen sich eigene Datenfelder.

Warum eigene Felder besser sind als Freitext

Was im Beschreibungsfeld steht, ist für Menschen lesbar, aber für die App nur Text. Ein eigenes Feld ist dagegen auswertbar: Du kannst danach filtern, sortieren, gruppieren und es in Ansichten anzeigen.

Der zweite Vorteil ist Vollständigkeit. Ein Pflichtfeld erzwingt die Angabe beim Anlegen. Freitext hingegen wird gerade dann vergessen, wenn es eilig ist – also genau dann, wenn die Information später besonders fehlt.

Ein guter Prüfstein: Wolltest du diese Information jemals filtern, summieren oder in einer Liste sehen? Dann ist es ein Feld. Andernfalls genügt die Beschreibung.

Feldtypen und ihr Einsatz

• Text: Kundennummer, Ansprechpartner, Aktenzeichen.
• Zahl: Betrag, Menge, Stundenaufwand – auswertbar und summierbar.
• Datum: Vertragsende, Garantieablauf, Rechnungsdatum.
• Auswahlliste: feste Werte wie Abteilung, Standort, Vorgangsart.
• Ja/Nein: „Beleg vorhanden“, „bezahlt“, „geprüft“.
• Link: Verweis auf ein Dokument oder ein externes System.

Auswahllisten sind fast immer die bessere Wahl als Textfelder, sobald die möglichen Werte bekannt sind. Freitext erzeugt sonst Varianten wie „Nord“, „nord“ und „Region Nord“, die keine gemeinsame Auswertung mehr erlauben.

Formular-Layouts

Nicht jedes Feld ist für jeden Vorgang gleich wichtig. Über Formular-Layouts bestimmst du Reihenfolge, Gruppierung und Sichtbarkeit der Felder. Ziel ist, dass die häufigsten Angaben oben stehen und selten genutzte Details weiter unten oder eingeklappt erscheinen.

Als Richtwert: Wer eine Aufgabe anlegt, sollte ohne Scrollen fertig werden. Alles, was das verhindert, kostet bei jedem einzelnen Eintrag Zeit und senkt die Bereitschaft, überhaupt sauber zu erfassen.

Pflichtfelder mit Bedacht

Pflichtfelder sind ein wirksames, aber hartes Mittel. Sie sind dort richtig, wo eine fehlende Angabe später echten Aufwand verursacht – etwa der Betrag bei einer Freigabe. Sie sind dort falsch, wo die Information beim Anlegen oft noch nicht bekannt ist. Ein Pflichtfeld, das Menschen mit „unbekannt“ oder „0“ füllen, richtet mehr Schaden an als ein optionales Feld.

Erst benutzen, dann ausbauen

Beginne mit maximal drei eigenen Feldern und nutze sie einige Wochen. Danach siehst du klar, welches Feld tatsächlich gefüllt und ausgewertet wird. Felder, die nach vier Wochen leer stehen, gehören entfernt – leere Felder erzeugen den Eindruck von Unvollständigkeit und verlängern jedes Formular ohne Nutzen.

Auswerten und filtern

Der eigentliche Gewinn zeigt sich in Ansichten: alle offenen Vorgänge eines Standorts, alle Beträge über einer Grenze, alle Verträge mit Ende im nächsten Quartal. Solche Abfragen sind mit eigenen Feldern in Sekunden gebaut – mit Freitext bleiben sie unmöglich.

Benennung und Ordnung

• Klare, kurze Bezeichnungen ohne Abkürzungen, die nur du verstehst.
• Einheitliche Schreibweise, damit Listen sortierbar bleiben.
• Verwandte Felder gruppieren, statt sie über das Formular zu verteilen.
• Ein kurzer Hinweistext, wenn nicht selbsterklärend ist, was gemeint ist.

Sauber benannte Felder sind der Unterschied zwischen einer Struktur, die auch in einem Jahr noch benutzt wird, und einer, die schrittweise durch Freitext ersetzt wird.