Aufgaben suchen, filtern und im Archiv wiederfinden

Je mehr Aufgaben sich sammeln, desto wichtiger wird es, schnell das Richtige zu sehen. MerkWerk.app bietet dafür drei Werkzeuge: die Suche für den Einzelfall, die Filter für wiederkehrende Fragen und das Archiv, in das erledigte Aufgaben nach einiger Zeit automatisch wandern. Dazu kommen Zeitprofile, die Filter je nach Uhrzeit von selbst setzen.

Die Suche

Das Suchfeld „Suchen...“ steht oben auf der Startseite. Sobald du tippst, wird die Anzeige gefiltert. Durchsucht werden:

• Titel und Beschreibung
• Subtasks samt ihrer Beschreibungen
• Kommentare
• Kategorie, Labels und – falls du sie nutzt – eigene Felder

Die Suche findet auch Wortteile und ignoriert Groß- und Kleinschreibung: „steuer“ findet „Steuererklärung“ und „Kfz-Steuer“. Setzt du den Suchbegriff in Anführungszeichen, etwa "Angebot Meier", sucht MerkWerk.app genau diese Zeichenfolge – dann zählt auch die Groß- und Kleinschreibung.

„Filter“ oder „Global“?

Solange das Suchfeld aktiv ist, erscheint rechts darin ein kleiner Umschalter:

• „Filter“ – die Suche berücksichtigt deine aktiven Filter. Suchst du bei aktivem Filter „Offen“, findest du nur offene Aufgaben.
• „Global“ – die Suche ignoriert alle Filter, auch das Archiv. Das ist die richtige Wahl, wenn du eine Aufgabe suchst, von der du nicht mehr weißt, ob sie erledigt oder archiviert ist.

Welcher Modus beim Öffnen gilt, legst du unter Einstellungen → „Ansichten“ → „Anzeige“ bei „Standard-Suchverhalten“ fest. Das kleine X im Suchfeld („Suche löschen“) leert die Suche wieder.

Die Filter

Klicke auf das Trichter-Symbol neben dem Suchfeld. Es öffnet sich das Fenster „Filter & Gruppierung“ mit drei Reitern:

Reiter	Inhalt
„Filter“	„Fälligkeit“, „Status“, „Kategorie“, „Labels“
„Gruppierung“	„Gruppierung“ (Keine, Status, Priorität, Kategorie, Fälligkeit) und „Archiv anzeigen“
„Erweitert“	aktives Zeitprofil und – falls genutzt – Filter für eigene Felder

Einige Details, die man kennen sollte:

• „Fälligkeit“ bietet „Fällig“ (heute), „Überfällig“, „Fällig und überfällig“ und „Alle“. Hat eine Aufgabe offene Subtasks mit früherem Termin, zählt der früheste Termin. So rutscht eine Aufgabe in „Überfällig“, sobald ein einzelner Teilschritt überfällig ist.
• „Status“ bietet „Alle“, „Offen“ und „Erledigt“. Die Optionen „In Bearbeitung“ und „Offen & In Bearbeitung“ erscheinen in der Premium-Version, wenn die Zeiterfassung aktiv ist oder Aufgaben in Bearbeitung sind.
• „Labels“ erlaubt mehrere Werte. Wählst du zwei Labels, siehst du nur Aufgaben, die beide tragen.
• Die Auswahllisten für Kategorie und Labels zeigen nur Werte, die in den gerade sichtbaren Aufgaben vorkommen.
• Fälligkeit, Status und Gruppierung gibt es nur in den Ansichten Kacheln und Liste.

Weicht ein Filter von deinem Standard ab, zeigt das Trichter-Symbol eine Zahl. Im Filter-Fenster erscheinen dann zwei Schaltflächen: „Zurücksetzen“ stellt deinen Standard wieder her, das Disketten-Symbol („Als Standard speichern“) macht die aktuelle Einstellung zum neuen Standard für diese Ansicht. MerkWerk.app bestätigt das zum Beispiel mit „Gespeichert als Standard für Kacheln“.

Schnellfilter in der Begrüßungszeile

Oben auf der Startseite stehen kleine Zähler für offene, erledigte und – sofern vorhanden – archivierte Aufgaben. Ein Klick auf einen Zähler setzt alle anderen Filter zurück und zeigt genau diese Gruppe.

Zeitprofile: Filter, die sich nach der Uhrzeit richten

Ein Zeitprofil setzt in einem bestimmten Zeitfenster automatisch einen Kategorie- und Label-Filter. Beispiel: Montag bis Freitag von 8 bis 17 Uhr nur Kategorie „Arbeit“, am Abend und am Wochenende wieder alles.

1. Öffne Einstellungen → „Ansichten“ und scrolle zum Bereich „Zeitprofile“.
2. Klicke auf „+ Zeitprofil“.
3. Gib einen Namen ein, etwa „Arbeitszeit“.
4. Wähle die Wochentage (Mo bis So) und das Zeitfenster von–bis.
5. Wähle eine Kategorie und bei Bedarf Labels.
6. Klicke oben auf „Speichern“.

Ist ein Profil gerade wirksam, ist es in den Einstellungen mit „aktiv“ markiert, und am Trichter-Symbol erscheint ein kleines Uhr-Zeichen. Im Filter-Fenster unter „Erweitert“ steht dann „Zeitprofil aktiv: …“. Du kannst die Filter jederzeit von Hand ändern; beim nächsten Wechsel des Zeitfensters setzt MerkWerk.app sie wieder. Greifen mehrere Profile gleichzeitig, gewinnt das erste in der Liste. Ein Profil von 22 bis 6 Uhr funktioniert über Mitternacht; maßgeblich ist der Starttag. Mit dem Schalter neben dem Namen pausierst du ein Profil, ohne es zu löschen.

Das Archiv

Erledigte Aufgaben bleiben zunächst sichtbar, etwa unter „Zuletzt erledigt“ in der Übersicht. Nach einer einstellbaren Frist – ab Werk 30 Tage nach dem Erledigen – verschiebt MerkWerk.app sie einmal täglich automatisch ins Archiv. Die Frist änderst du unter Einstellungen → „Tasks“ → „Automatische Archivierung nach“.

Archivierte Aufgaben sind nicht gelöscht, sondern nur ausgeblendet. So holst du sie hervor:

1. Klicke in der Begrüßungszeile auf den Zähler mit dem Archiv-Symbol („… archiviert“), oder
2. öffne das Filter-Fenster, wechsle zu „Gruppierung“ und setze das Häkchen bei „Archiv anzeigen“, oder
3. suche mit dem Modus „Global“.

Wichtig zum Unterschied: Löschen ist endgültig. Beim Löschen einer Aufgabe weist MerkWerk.app darauf hin, dass sich die Aktion nicht rückgängig machen lässt. Einen Papierkorb gibt es nicht. Wer unsicher ist, lässt eine erledigte Aufgabe lieber ins Archiv laufen.

Praxisbeispiel: „Wann habe ich zuletzt den Wasserfilter gewechselt?“

1. Tippe „wasserfilter“ ins Suchfeld.
2. Schalte im Suchfeld auf „Global“ um, damit auch erledigte und archivierte Durchläufe erscheinen.
3. Öffne den jüngsten erledigten Eintrag. Datum und Kommentare zeigen dir, wann und wie es zuletzt erledigt wurde.

Häufige Fragen

Eine Aufgabe ist verschwunden. Ist sie gelöscht?

Meist nicht. Prüfe zuerst, ob am Trichter-Symbol eine Zahl steht oder ein Zeitprofil aktiv ist, und klicke im Filter-Fenster auf „Zurücksetzen“. Hilft das nicht, suche mit „Global“ – damit findest du auch erledigte und archivierte Aufgaben. Steht dort „Keine Treffer für die aktuellen Filter“, liegt es an den Filtern; „Alles erledigt!“ heißt dagegen, dass wirklich nichts mehr offen ist.

Kann ich eine archivierte Aufgabe zurückholen?

Archivierte Aufgaben kannst du jederzeit über „Archiv anzeigen“ öffnen und lesen. Ein Häkchen „Archiviert“ zum manuellen Ein- und Ausschalten gibt es im Aufgabenformular nur, wenn du ein eigenes Formular-Layout nutzt, das dieses Feld enthält (Modul „Formular-Layouts“). Brauchst du eine Aufgabe erneut, ist es oft einfacher, sie neu anzulegen oder als Vorlage zu speichern.

Warum zeigt die Label-Auswahl nicht alle meine Labels?

Die Auswahl richtet sich nach den gerade gefilterten Aufgaben. Setze zuerst Status und Fälligkeit auf „Alle“, dann erscheinen auch Labels von erledigten oder später fälligen Aufgaben.