Aufgaben mit anderen teilen: Verbindungen, Freigaben und Zuweisung

In MerkWerk.app arbeitest du mit anderen Personen über Verbindungen zusammen. Eine Verbindung ist eine gegenseitig bestätigte Beziehung zwischen zwei Konten – ähnlich einer Kontaktanfrage. Erst wenn beide zugestimmt haben, kannst du Aufgaben oder Projekte mit dieser Person teilen. So landet nichts versehentlich bei Fremden.

Der Ablauf in drei Stufen

1. Verbinden: Du sendest eine Anfrage, die andere Person nimmt sie an.
2. Teilen: Du gibst einzelne Aufgaben frei oder legst eine Regel fest, etwa „alle Aufgaben der Kategorie Familie“.
3. Rechte steuern: Pro Freigabe entscheidest du, ob die andere Person nur lesen oder auch bearbeiten darf.

Die Funktionen gehören zum Bereich „Zusammenarbeit“, der ab Werk eingeschaltet ist.

Stufe 1: Eine Verbindung herstellen

1. Öffne Einstellungen → Reiter „Organisation“ und scrolle zum Bereich „Neue Verbindung“.
2. Trage bei „E-Mail des anderen Users“ die E-Mail-Adresse ein, mit der die Person MerkWerk.app nutzt.
3. Optional: Schreibe bei „Nachricht (optional)“ ein paar Worte, damit sie weiß, worum es geht.
4. Klicke auf „Anfrage senden“. MerkWerk.app meldet „Einladung gesendet“ und schickt der Person eine E-Mail.

Alternativ klickst du auf „Einladungslink erstellen“. MerkWerk.app erzeugt einen Link, den du mit dem Kopier-Symbol übernimmst und zum Beispiel per Messenger weitergibst. Wer den Link angemeldet öffnet, ist sofort mit dir verbunden. Ein Link funktioniert nur einmal.

Hat die eingeladene Person noch kein Konto, enthält die E-Mail einen entsprechenden Hinweis. Deine offene Anfrage siehst du bis zur Antwort unter „Ausstehende Anfragen“ mit dem Vermerk „Ausstehend“.

Eine Anfrage annehmen

Erhältst du selbst eine Anfrage, erscheint in den Einstellungen unter „Organisation“ der Bereich „Eingehende Anfragen“. Dort klickst du auf „Annehmen“ oder lehnst mit dem X ab. Angenommene Kontakte stehen danach unter „Meine Verbindungen“ mit dem Datum „Verbunden seit …“.

Stufe 2a: Eine einzelne Aufgabe teilen

1. Öffne eine eigene, bereits gespeicherte Aufgabe.
2. Scrolle zum Abschnitt „Zusammenarbeit“.
3. Wähle unter „Person auswählen…“ eine Verbindung aus.
4. Klicke auf „Teilen“.

Die Person erscheint jetzt als Zeile im Abschnitt. Mit dem Schalter „Bearbeiten“ erlaubst du ihr, die Aufgabe zu ändern; ohne diesen Schalter kann sie die Aufgabe nur ansehen und kommentieren. Das Papierkorb-Symbol in der Zeile hebt die Freigabe wieder auf. Zur Auswahl stehen nur bestätigte Verbindungen und – bei Aufgaben in einem Projekt – die Mitglieder dieses Projekts. Eine freie Eingabe von E-Mail-Adressen gibt es hier bewusst nicht.

Einen Verantwortlichen festlegen

Im selben Abschnitt findest du das Feld „Verantwortlicher“. Dort wählst du eine Person aus deinen Verbindungen oder „Niemand“. Der Verantwortliche sieht die Aufgabe mit dem Hinweis „zugewiesen“ auf der Karte.

Stufe 2b: Ganze Bereiche automatisch teilen

Statt jede Aufgabe einzeln freizugeben, kannst du Regeln anlegen. Sie gelten auch für alle künftigen Aufgaben, die dazu passen.

1. Öffne Einstellungen → „Organisation“ und scrolle zum Bereich „Freigabe-Regeln“.
2. Klicke bei der gewünschten Person auf „+ Freigabe“.
3. Wähle unter „Umfang“: „Alle Tasks“, „Alle Projekte“, „Tasks + Projekte“ oder „Tasks nach Kriterien“.
4. Bei „Tasks nach Kriterien“ wählst du Kategorien, Labels und optional ein benutzerdefiniertes Feld mit Wert. Innerhalb von Kategorien reicht eine Übereinstimmung, ebenso innerhalb von Labels; die verschiedenen Kriterien-Arten müssen aber alle zutreffen.
5. Lege mit „Bearbeiten erlauben“ fest, ob die Person ändern darf.
6. Klicke auf „Freigabe erstellen“.

Bestehende Regeln stehen unter dem Namen der Person, jeweils mit einem Schalter „Bearbeiten“ und einem Papierkorb zum Entfernen. Was andere mit dir teilen, siehst du im selben Bereich unter „Mit dir geteilt:“.

Projekte gemeinsam nutzen

Wenn du das Modul „Projekt-Management“ verwendest, kannst du verbundene Personen zu Mitgliedern eines Projekts machen: Öffne das Projekt und klicke auf die Bearbeiten-Schaltfläche. Im Fenster „Projekt bearbeiten“ findest du den Abschnitt „Mitglieder“; solange niemand eingeladen ist, steht dort „Noch keine Mitglieder. Nur du siehst dieses Projekt.“ Wähle unter „Verbindung auswählen…“ eine Person und klicke auf „Einladen“. Über den Pfeil neben einem Mitglied steuerst du die Rechte einzeln: „Tasks sehen“, „Tasks bearbeiten“, „Tasks löschen“, „Kommentieren“, „Netzplan bearbeiten“, „Meilensteine bearbeiten“, „Mitglieder verwalten“ und „Projekt-Einstellungen“.

Woran du geteilte Aufgaben erkennst

• „geteilt (2)“ – deine eigene Aufgabe, die du mit zwei Personen teilst
• „von …“ – eine Aufgabe, die jemand anderes mit dir teilt
• „zugewiesen“ – eine fremde Aufgabe, für die du als Verantwortlicher eingetragen bist

Öffnest du eine Aufgabe ohne Bearbeitungsrecht, steht oben „Du kannst diesen Task nur ansehen und kommentieren.“ Im Kalender lassen sich solche Aufgaben nicht verschieben.

Praxisbeispiel: Haushalt zu zweit

Lena und Tim wollen die Familienaufgaben gemeinsam sehen, ihre beruflichen aber getrennt halten.

1. Lena sendet Tim unter „Neue Verbindung“ eine Anfrage, Tim klickt auf „Annehmen“.
2. Lena legt unter „Freigabe-Regeln“ für Tim fest: „Tasks nach Kriterien“, Kategorie „Familie“, „Bearbeiten erlauben“ an.
3. Tim macht dasselbe umgekehrt für seine Familien-Aufgaben.
4. Bei „Elternabend vorbereiten“ trägt Lena Tim als „Verantwortlicher“ ein.

Beide sehen jetzt alle Familien-Aufgaben – auch die künftigen – und können sie abhaken. Lenas Aufgaben der Kategorie „Arbeit“ bleiben für Tim unsichtbar.

Verbindung beenden, melden, blockieren

Das Symbol mit dem durchgestrichenen Personen-Zeichen neben einer Verbindung hebt sie auf. Wichtig: Dabei werden alle geteilten Aufgaben, Projekt-Mitgliedschaften und Freigaben zwischen euch entfernt, und das lässt sich nicht rückgängig machen. Über das Drei-Punkte-Menü („Weitere Aktionen“) kannst du eine Person außerdem „Melden“ oder „Blockieren“. Eine blockierte Person kann dir keine neuen Anfragen mehr senden. Unter „Blockiert“ hebst du die Sperre mit „Entsperren“ wieder auf; frühere Freigaben kommen dabei nicht automatisch zurück.

Häufige Fragen

Ich sehe den Abschnitt „Zusammenarbeit“ in meiner Aufgabe nicht.

Er erscheint nur bei eigenen, bereits gespeicherten Aufgaben und nur, wenn du mindestens eine bestätigte Verbindung hast. Bei Aufgaben, die dir jemand anderes geteilt hat, kann nur der Besitzer weitere Personen hinzufügen.

Meine Anfrage geht nicht raus.

Pro Tag sind höchstens 20 neue Einladungen möglich. Hat die Person eine frühere Anfrage von dir abgelehnt, ist eine neue Anfrage erst nach 30 Tagen möglich. In beiden Fällen nennt MerkWerk.app den Grund.

Sieht die andere Person auch meine privaten Aufgaben?

Nein. Sie sieht nur, was du einzeln teilst oder was zu einer deiner Freigabe-Regeln passt. Eine Verbindung allein gibt noch keinen Zugriff.