Vorlagen: wiederkehrende Aufgaben mit einem Klick anlegen

Manche Aufgaben tauchen immer wieder in fast gleicher Form auf: die Vorbereitung einer Vorstandssitzung, das Einarbeiten neuer Helfer, der Wochenendeinkauf für die Familie. Statt sie jedes Mal neu zu tippen, speicherst du sie als Vorlage. Eine Vorlage ist ein Muster, aus dem MerkWerk.app auf Knopfdruck eine fertige Aufgabe mit Titel, Kategorie, Labels, Subtasks, Links und passenden Terminen erzeugt.

Vorlage oder Wiederholung?

Beides spart Arbeit, aber auf unterschiedliche Weise:

• Eine Wiederholung erzeugt den nächsten Durchlauf automatisch nach festem Rhythmus – etwa jeden Monat am 1.
• Eine Vorlage nutzt du, wenn der Anlass unregelmäßig kommt – etwa „Neues Mitglied aufnehmen“, sobald sich jemand anmeldet.

Beides lässt sich kombinieren: Eine Vorlage kann selbst eine Wiederholung enthalten.

Voraussetzung

Vorlagen sind ein Modul und ab Werk eingeschaltet. Siehst du die unten beschriebenen Schaltflächen nicht, prüfe unter Einstellungen → „Module“ den Schalter „Task-Vorlagen“ und klicke anschließend auf „Speichern“.

Weg 1: Eine bestehende Aufgabe als Vorlage speichern

Das ist der schnellste Weg, weil du die Aufgabe schon einmal sorgfältig angelegt hast.

1. Öffne eine bestehende Aufgabe, die als Muster taugt.
2. Klicke im Kopfbereich auf das Lesezeichen-Symbol „Als Vorlage speichern“.
3. Gib im Feld „Vorlagenname“ einen Namen ein, zum Beispiel „Sitzung vorbereiten“.
4. Bestätige mit dem Häkchen oder der Eingabetaste. MerkWerk.app meldet „Vorlage … erstellt“.

Übernommen werden Titel, Beschreibung, Priorität, Kategorie, Labels, Wiederholung, Subtasks mit ihren Beschreibungen und Links. Termine werden dabei in Abstände umgerechnet: Ist die Aufgabe in fünf Tagen fällig, merkt sich die Vorlage „Heute + 5 Tage“. Ein Subtask, der zwei Tage vor der Hauptaufgabe fällig ist, behält diesen Abstand. Die Schaltfläche ist erst aktiv, wenn die Aufgabe einen Titel hat.

Weg 2: Eine Vorlage von Grund auf erstellen

1. Öffne Einstellungen → Reiter „Organisation“ und scrolle zum Bereich „Vorlagen“.
2. Klicke auf „Neue Vorlage“ (auf schmalen Bildschirmen nur das Plus-Symbol).
3. Fülle „Vorlagenname *“ aus – das ist der Name, unter dem du die Vorlage später findest.
4. Trage bei „Standard-Titel“ den Titel ein, mit dem neue Aufgaben starten sollen.
5. Wähle „Priorität“, „Fälligkeit“ (Heute + Anzahl Tage) und „Kategorie“.
6. Lege bei Bedarf eine „Wiederholung“ fest: „Einmalig“, „Täglich“, „Werktäglich“, „Wöchentlich“, „Monatlich“, „Jährlich“ oder „Benutzerdefiniert“ (Format „alle N Tage/Wochen/Monate/Jahre“, zum Beispiel „alle 2 Wochen“).
7. Füge unter „Tags“ Labels hinzu.
8. Lege unter „Subtasks“ die Schritte an. Im Feld „+Tage“ gibst du an, wie viele Tage nach der Fälligkeit der Hauptaufgabe ein Schritt fällig ist (0 = am selben Tag). Ohne Angabe bleibt der Schritt ohne Datum.
9. Ergänze unter „Links“ wichtige Adressen mit „Name“, „URL“ und optionaler Beschreibung.
10. Klicke oben auf das Disketten-Symbol „Speichern“.

Im Vorlagen-Editor gibt es zusätzlich die Felder „Workflow“ und „Formular-Layout“. Sie sind nur wichtig, wenn du diese Module nutzt; „Standard des Users“ lässt alles beim Gewohnten. Ein eigenes Beschreibungsfeld hat der Editor nicht – brauchst du eine vorformulierte Beschreibung, lege die Vorlage über Weg 1 aus einer Aufgabe an.

Über die Schaltfläche mit dem Abhak-Symbol („Light-Modus (Abhakliste)“) machst du aus der Vorlage eine schlanke Checkliste. Felder wie Priorität, Wiederholung und Links werden dann ausgeblendet.

Eine Aufgabe aus einer Vorlage anlegen

1. Klicke auf der Startseite auf das Plus „Neuer Task“.
2. Klicke im Kopfbereich des leeren Formulars auf das Dokument-Symbol „Aus Vorlage erstellen“.
3. Wähle die Vorlage aus der Liste. Ab vier Vorlagen hilft das Suchfeld „Vorlage suchen...“.
4. Das Formular ist jetzt ausgefüllt. Passe Titel oder Termine bei Bedarf an.
5. Klicke auf „Erstellen“ (Disketten-Symbol).

Die Fälligkeit rechnet MerkWerk.app ab dem heutigen Tag, die Termine der Subtasks ab der Fälligkeit der Hauptaufgabe. Die Schaltfläche „Aus Vorlage erstellen“ erscheint nur bei neuen Aufgaben und nur, wenn du mindestens eine Vorlage hast.

Vorlagen pflegen

In der Liste unter „Organisation“ → „Vorlagen“ zeigt jede Zeile Name, Kategorie, eine abweichende Priorität sowie die Zahl der Subtasks und Tags. Fährst du mit der Maus darüber, erscheinen drei Schaltflächen:

• „Duplizieren“ legt eine Kopie mit dem Zusatz „(Kopie)“ an – praktisch für Varianten.
• Stift öffnet „Vorlage bearbeiten“.
• Papierkorb löscht die Vorlage nach der Rückfrage „Vorlage löschen?“.

Ein Klick oder Tipp auf die Zeile selbst öffnet die Vorlage ebenfalls zum Bearbeiten. Änderungen an einer Vorlage wirken nur auf künftige Aufgaben. Bereits erstellte Aufgaben bleiben, wie sie sind.

Praxisbeispiel: neue Helfer im Verein einarbeiten

Im Jugendfußball kommen jede Saison mehrere neue Betreuer dazu. Die Vorlage „Neuer Betreuer“ enthält:

• Standard-Titel: „Neuen Betreuer einarbeiten“, Kategorie „Verein“, Fälligkeit Heute + 14 Tage
• Subtask „Führungszeugnis anfordern“
• Subtask „Zugang zur Mannschafts-Chatgruppe einrichten“
• Subtask „Erste Trainingseinheit gemeinsam leiten“ mit 0 Tagen, also am Fälligkeitstag
• Link „Leitfaden für Betreuer“ zur Vereinsseite

Meldet sich jemand, legt die Jugendleiterin mit „Aus Vorlage erstellen“ in zehn Sekunden die komplette Checkliste an und ergänzt nur den Namen im Titel.

Tipp: Sollen einzelne Schritte vor dem Endtermin fällig sein, lege die Aufgabe einmal ganz normal mit allen Subtask-Terminen an und speichere sie dann über „Als Vorlage speichern“. Dabei merkt sich MerkWerk.app auch Schritte, die einige Tage vor der Hauptaufgabe liegen.

Häufige Fragen

Ich sehe „Aus Vorlage erstellen“ nicht.

Die Schaltfläche gibt es nur beim Anlegen einer neuen Aufgabe, nicht beim Bearbeiten. Außerdem muss mindestens eine Vorlage existieren und das Modul „Task-Vorlagen“ eingeschaltet sein.

Warum haben manche Subtasks aus der Vorlage kein Datum?

Ein Subtask bekommt nur dann ein Datum, wenn in der Vorlage beim Feld „+Tage“ ein Wert steht. Ist das Feld leer, entsteht der Schritt ohne Termin. Öffne die Vorlage über den Stift, trage den Abstand ein und speichere sie erneut – künftige Aufgaben aus dieser Vorlage bekommen dann ein Datum.

Kann ich Vorlagen mit anderen teilen?

Nein. Vorlagen gehören zu deinem Konto und sind nur für dich sichtbar. Wer im Team dieselbe Vorlage braucht, legt sie selbst an – am einfachsten, indem du ihm eine fertige Aufgabe teilst, die er dann mit „Als Vorlage speichern“ übernimmt.