Archiv durchsuchen, filtern und Ansichten speichern

Ein Archiv ist nur so gut wie die Suche darin. MyDocs bietet dir mehrere Wege, ein abgelegtes Schreiben wiederzufinden: die Suche im Archiv, Filter, gespeicherte Ansichten und die Smart-Suche in der Seitenleiste. Weil jedes Dokument beim Ablegen ausgelesen wurde, findest du auch Begriffe, die nur im Text des Schreibens stehen.

Die drei Archiv-Bereiche

In der Seitenleiste unter „Archiv“ gibt es drei feste Einträge:

• „Alle Dokumente“: dein gesamter archivierter Schriftverkehr.
• „Posteingang“: eingehende Schreiben per Post oder E-Mail.
• „Postausgang“: versendete Schreiben. Hier gibt es oben zusätzlich die Schaltfläche „Neues Schreiben“.

Darunter erscheinen deine eigenen gespeicherten Ansichten (siehe unten).

Suchen

1. Öffne einen der Archiv-Bereiche.
2. Tippe einen Begriff in das Feld „Dokumente durchsuchen…“.
3. Treffer in Absender, Betreff und Anmerkung erscheinen sofort. Parallel durchsucht MyDocs den Inhalt der Dokumente und die Kopfzeilen von E-Mails. Solange das läuft, steht neben der Trefferzahl „Inhalte werden durchsucht…“.
4. Klicke auf ein Dokument, um Details und Vorschau zu sehen. Auf großen Bildschirmen erscheinen sie rechts neben der Liste.

Filtern

Neben dem Suchfeld liegt das Filter-Symbol. Darin kannst du einschränken nach:

• „Kanal“ („Brief“ oder „E-Mail“)
• „Kategorie“
• „Vorgang“
• „Schlagwort“
• „Jahr“

Aktive Filter erscheinen als kleine Etiketten unter dem Seitenkopf. Ein Klick auf das X am Etikett entfernt einen einzelnen Filter, „Alle zurücksetzen“ entfernt alle. Die Zahl am Filter-Symbol zeigt, wie viele Filter gerade wirken. Suche und Filter lassen sich kombinieren, zum Beispiel Suchbegriff „Strom“ und Jahr „2025“.

Ansichten speichern

Brauchst du dieselbe Filterkombination öfter – etwa „alle Steuerunterlagen 2025“ –, speichere sie als Ansicht:

1. Setze die gewünschten Filter oder einen Suchbegriff.
2. Klicke oben rechts auf das Lesezeichen-Symbol „Ansicht speichern“. Es erscheint nur, wenn mindestens ein Filter aktiv ist.
3. Gib einen „Name“ ein. Optional ergänzt du eine „Unterüberschrift (optional)“ und wählst ein „Symbol für die Seitenleiste“.
4. Klicke auf „Speichern“.

Die Ansicht steht danach dauerhaft in der Seitenleiste unter „Archiv“. In einer geöffneten Ansicht findest du oben „Ansicht bearbeiten“ und „Ansicht löschen“. Beim Löschen verschwindet nur der Eintrag in der Seitenleiste – deine Dokumente bleiben unverändert.

Die Smart-Suche

Das Feld „Smart-Suche…“ in der Seitenleiste (auf dem Handy die Lupe oben) durchsucht die ganze App auf einmal. Ab zwei Zeichen zeigt es „Direkte Treffer“: Dokumente, Kontakte, Vorgänge, Kategorien und Tags. Ab drei Zeichen ergänzt eine KI-gestützte Inhaltssuche den Abschnitt „Aus Dokumentinhalten“. Dort stehen Dokumente, in deren Text der Begriff vorkommt – oft mit einer kurzen Begründung, warum sie passen.

Was du mit einem Dokument tun kannst

In der Detailansicht findest du unter anderem „Antworten“ (bei eingegangenen Schreiben), „Per E-Mail senden“, „PDF öffnen“ bzw. „Original-Mail (.eml)“ und „Bearbeiten“. Ganz unten kannst du im Bereich „Frag das Dokument“ der KI Fragen zum Inhalt stellen, etwa „Gibt es eine Frist?“.

Mit einem Rechtsklick auf eine Zeile erreichst du außerdem:

• „KI-Antwort entwerfen“ – nur bei eingegangenen Schreiben,
• „PDF aufteilen…“ – wenn in einer Datei mehrere Schreiben stecken,
• „Zurück in den Eingang…“ – schiebt ein falsch abgelegtes Dokument zurück in den Eingang. Passende Regeln klammern es dabei aus, damit es nicht sofort wieder automatisch abgelegt wird.

Mehrere Dokumente auf einmal bearbeiten

Setze Häkchen vor die gewünschten Dokumente oder klicke auf „Alle auswählen“. Dann erscheinen diese Schaltflächen:

• „Zuweisen“: „Kontakt zuordnen“, „Vorgang zuordnen“ oder „Schlagworte zuweisen“.
• „Verschieben“: weist allen ausgewählten Dokumenten eine neue Kategorie zu („In Kategorie verschieben“).
• „Umbenennen“: gibt allen einen einheitlichen Betreff, auf Wunsch mit „Fortlaufende Nummer anhängen (01, 02, …)“. Datum und Absender bleiben gleich.
• „PDF“: „Zusammenführen“ fügt mehrere Dateien zu einer zusammen, „Seiten neu kombinieren…“ stellt Seiten neu zusammen. Ist ein Punkt ausgegraut, unterstützen die gewählten Dokumente diese Funktion nicht.

Praxisbeispiel

Für die Steuererklärung braucht Jonas alle Belege zur Handwerkerrechnung aus 2025. Er öffnet „Alle Dokumente“, filtert auf „Jahr“ 2025 und das Schlagwort „Rechnung“ und sucht nach „Handwerker“. Sieben Treffer bleiben übrig. Er speichert das als Ansicht „Steuer 2025 – Handwerker“ mit dem passenden Symbol. Im nächsten Frühjahr klickt er einfach auf den Eintrag in der Seitenleiste.

Häufige Fragen

Warum finde ich ein Dokument nicht über die Suche?

Prüfe zuerst, ob noch Filter oder ein Zeitraum aktiv sind. Ein Zeitraum, der zum Beispiel über eine Dashboard-Kachel gesetzt wurde, erscheint als eigenes Etikett „Zeitraum …“. Liegt das Dokument noch im „Eingang“, ist es noch nicht archiviert und erscheint dort.

Kann ich ein Dokument nachträglich ändern?

Ja. Klicke in der Zeile auf das Stift-Symbol oder in der Detailansicht auf „Bearbeiten“. Es öffnet sich dasselbe Formular wie beim Zuordnen, nun unter dem Titel „Dokument bearbeiten“.

Was passiert beim Löschen eines Dokuments?

Das Dokument und seine Angaben werden entfernt. Das lässt sich nicht rückgängig machen. Ist OneDrive verbunden, entscheidest du mit „Auch die Datei in OneDrive endgültig löschen“, ob die Kopie dort ebenfalls verschwindet.