Fälle verwalten: Aufgaben mit Wiedervorlage

Viele Schreiben verlangen etwas von dir: eine Rechnung bezahlen, einen Antrag unterschreiben, auf eine Rückmeldung warten. Damit so etwas nicht im Archiv verschwindet, gibt es in MyDocs „Fälle“. Ein Fall ist ein konkreter Arbeitsauftrag. Er bündelt alle zugehörigen Dokumente und hat einen Status sowie eine Wiedervorlage – also ein Datum, an dem dich die App wieder daran erinnert.

Wie Fälle entstehen

Es gibt drei Wege:

• Automatisch beim Zuordnen: Erkennt die KI in einem Dokument eine Aufgabe oder Frist, öffnet sie beim Speichern einen neuen Fall. Passt das Dokument zu einem bereits offenen Fall, wird es diesem zugeordnet.
• Von Hand im Zuordnen-Fenster: Im Feld „Fälle“ wählst du über „Fall hinzufügen“ einen offenen Fall oder legst mit dem Plus-Symbol („Neuen Fall anlegen“) einen neuen an. Kategorie und Vorgang übernimmt der neue Fall dann vom Dokument.
• Direkt auf der Seite „Fälle“: über die Schaltfläche „Neuer Fall“.

Einen Fall von Hand anlegen

1. Öffne in der Seitenleiste „Fälle“ und klicke oben rechts auf „Neuer Fall“ (Plus-Symbol).
2. Gib einen „Titel“ ein, zum Beispiel „Nebenkostenabrechnung prüfen“.
3. Beschreibe unter „Beschreibung“ kurz, worum es geht.
4. Wähle beim „Kennzeichen“ „Aktion“, wenn du etwas tun musst, oder „Info“, wenn du etwas nur zur Kenntnis nehmen sollst.
5. Setze bei Bedarf eine „Wiedervorlage“.
6. Ordne optional eine „Kategorie (optional)“ und einen „Vorgang (optional)“ zu.
7. Klicke auf „Speichern“.

Das Feld „Status (automatisch)“ kannst du nicht selbst wählen. Es ergibt sich aus der Wiedervorlage, wie im nächsten Abschnitt beschrieben.

Die drei Spalten: Fällig, Wartet, Erledigt

Die Seite „Fälle“ zeigt deine Fälle als Board mit Spalten:

Spalte	Bedeutung	Wann ein Fall dort landet
„Fällig“	Braucht jetzt deine Aufmerksamkeit	Neu angelegt, keine Wiedervorlage gesetzt, Wiedervorlage erreicht oder neues Dokument eingegangen
„Wartet“	Du wartest auf etwas	Die Wiedervorlage liegt in der Zukunft
„Erledigt“	Abgeschlossen	Du hast den Fall als erledigt markiert

Standardmäßig zeigt das Board „Nicht erledigte“. Über das Auswahlfeld neben der Suche schaltest du auf „Alle Fälle“ oder wählst einzelne Spalten aus. Innerhalb einer Spalte stehen Fälle mit Wiedervorlage oben, die ältesten Fristen zuerst.

Ein roter Punkt vor dem Titel bedeutet: Der Fall ist neu fällig und du hast ihn noch nicht geöffnet. Darunter steht der Anlass, etwa „Neu: Neues Dokument“ oder „Neu: Wiedervorlage erreicht“. Sobald du den Fall öffnest, verschwindet die Markierung.

Im Fall arbeiten

Klicke auf eine Karte, um den Fall zu öffnen. Die Detailansicht ist in Abschnitte gegliedert:

• „Zu tun“ (bei Info-Fällen „Zur Kenntnis“): Eine kurze Anweisung, was zu erledigen ist. Fehlt sie, schlägt die KI einmalig einen Text vor. Du kannst ihn überschreiben oder über „KI-Vorschlag“ neu erzeugen lassen. Rechts schaltest du zwischen „Aktion“ und „Info“ um.
• „Status & Wiedervorlage“: Hier setzt oder änderst du das Datum. Ein Datum in der Zukunft verschiebt den Fall nach „Wartet“.
• „Dokumente“: Alle verknüpften Schreiben, die neuesten zuerst. Mit „Zuordnen“ hängst du weitere Dokumente an. Ein Klick auf ein Dokument öffnet es neben dem Fall.
• „Aktionen“: „Fall zusammenfassen“ lässt die KI den Stand aus allen Dokumenten und Notizen zusammenfassen. „Antwort formulieren“ hilft beim Antworten auf das letzte eingegangene Schreiben.
• „Fragen“: Stelle der KI Fragen zum Fall, etwa „Gibt es offene Fristen?“. Antworten kannst du als Notiz speichern.
• „Verlauf“: Wer hat wann was geändert – Statuswechsel, neue Dokumente, Notizen.

Einen Fall erledigen

1. Öffne den Fall und klicke unter „Status & Wiedervorlage“ auf „Als erledigt markieren“.
2. Es erscheint das Feld „Wie wurde der Fall erledigt?“. Notiere kurz, was du getan hast, und klicke auf „Notiz speichern“ – oder auf „Ohne Notiz“.

Alle verknüpften Dokumente werden dabei mit abgeschlossen. War das ein Versehen, klickst du im erledigten Fall auf „Wieder öffnen“.

Mehrere Fälle auf einmal bearbeiten

Jede Karte hat links ein Auswahlfeld. Sobald du mindestens einen Fall markierst, erscheint eine Leiste mit diesen Möglichkeiten:

• „Erledigt“ für alle markierten Fälle,
• ein Datum wählen und „Wiedervorlage setzen“,
• „Wiedervorlage entfernen“,
• „Zusammenlegen“, wenn du mindestens zwei Fälle markiert hast, die eigentlich dieselbe Sache betreffen.

Per Rechtsklick auf eine Karte erreichst du außerdem „Öffnen“, „Bearbeiten“, „Als erledigt markieren“ und „Löschen“.

Praxisbeispiel

Die Hausverwaltung schickt die Nebenkostenabrechnung mit einer Nachzahlung. Beim Zuordnen erkennt die KI die Aufgabe und öffnet den Fall „Nebenkostenabrechnung 2025“. Max prüft die Abrechnung, schreibt über „Antwort formulieren“ eine Rückfrage und setzt die Wiedervorlage auf zwei Wochen später. Der Fall wandert nach „Wartet“. Als die Antwort der Hausverwaltung eingeht und dem Fall zugeordnet wird, springt er automatisch zurück nach „Fällig“. Max bezahlt, klickt auf „Als erledigt markieren“ und notiert „Nachzahlung am 12.10. überwiesen“.

Häufige Fragen

Warum wurde ein Fall angelegt, den ich nicht brauche?

Die KI legt Fälle an, wenn sie im Text eine Aufgabe vermutet. Lösche den Fall einfach. Beim nächsten ähnlichen Dokument setzt du im Zuordnen-Fenster den Haken „Kein Fall“.

Was passiert mit den Dokumenten, wenn ich einen Fall lösche?

Sie bleiben im Archiv erhalten und verlieren nur die Verbindung zum Fall.

Was ist der Unterschied zwischen Fall und Vorgang?

Ein Vorgang ist eine dauerhafte Sammelmappe, zum Beispiel für deine Wohnung. Ein Fall ist eine einzelne Aufgabe mit Anfang und Ende, etwa eine bestimmte Abrechnung, die du klären musst.