Post automatisch zuordnen mit Regeln

Die monatliche Handyrechnung, die Gehaltsabrechnung, der Newsletter deines Vereins: Vieles kommt regelmäßig und wird immer gleich abgelegt. Dafür gibt es Zuordnungsregeln. Eine Regel sagt: „Wenn ein Dokument diese Bedingungen erfüllt, dann ordne es so zu.“ Aktive Regeln legen passende Dokumente automatisch ab – du musst sie im Eingang nicht mehr anfassen.

Wo du Regeln findest

Öffne in der Seitenleiste unter „Automatik“ den Punkt „Regeln“. Die Seite heißt „Zuordnungsregeln“. Oben siehst du eventuell Regel-Vorschläge, darunter die Liste „Angelegte Regeln“. Jede Regel zeigt, was sie tut – etwa „archiviert automatisch → Kategorie: Versicherung“ – und wie viele offene Dokumente im Eingang gerade zu ihr passen.

Eine neue Regel anlegen

Klicke oben rechts auf „Neue Regel“. Es öffnet sich das Fenster „Neue Absender-Regel“ mit vier Reitern. Mit „Weiter“ und „Zurück“ blätterst du durch, du kannst die Reiter aber auch direkt anklicken.

1. „Bedingungen“ – Wann greift die Regel? Wähle zuerst bei „Gilt für“, ob die Regel für „Briefe & E-Mails“, „Nur Briefe“ oder „Nur E-Mails“ gelten soll. Lege dann mindestens eine Bedingung fest. Jede Bedingung besteht aus einem Feld, einer Prüfung und einem Wert, zum Beispiel „Kontakt“ – „ist“ – „Stadtwerke“ oder „Betreff“ – „enthält“ – „Abschlag“. Mit „Bedingung hinzufügen“ ergänzt du weitere.
2. „Zuordnung“ – Was wird gesetzt? Wähle, was passende Dokumente bekommen sollen: „Kategorie“, „Vorgang“, „Fall“, „Kontakt“, „Tags“ und „Hinweis“.
3. „Name“ – Wie heißt die Regel? Gib einen kurzen, eindeutigen Namen ein. MyDocs macht dir Vorschläge.
4. „Automatik“ – Was passiert automatisch? Hier legst du fest, ob die Regel aktiv ist und ob ihre Ablagen kontrolliert werden sollen (mehr dazu unten).
5. Klicke auf „Speichern“. Es öffnet sich das Fenster „Zugeordnete Dokumente prüfen“. Links siehst du alle offenen Dokumente, auf die die Regel zutrifft, rechts eine Vorschau.
6. Passt ein Dokument nicht, nimm es mit dem Minus-Symbol („Aus Regel ausnehmen“) heraus.
7. Klicke auf „Regel speichern“. Die Meldung „Regel angelegt. Passende Dokumente werden jetzt abgeglichen.“ bestätigt den Start.

Welche Bedingungen es gibt

Feld	Mögliche Prüfungen
„Kontakt“, „E-Mail-Adresse“, „Betreff“, „Dokumenttext (OCR)“	„ist“, „enthält“, „ist genau“, „beginnt mit“, „endet mit“, „ist vorhanden“ – mit dem Schalter „nicht“ auch verneint
„Richtung“	„ist“ bzw. „ist nicht“ Eingang oder Ausgang
„Betrag (€)“	„größer als“, „größer/gleich“, „kleiner als“, „kleiner/gleich“, „gleich“
„Datum“	„nach dem“, „vor dem“, „am“

„Dokumenttext (OCR)“ meint den Text, den die App aus dem Dokument gelesen hat. Das ist ideal für Kunden- oder Vertragsnummern, die in jedem Schreiben stehen. Für komplexere Fälle bündelst du Bedingungen in Gruppen („Gruppe hinzufügen“) oder Klammern („Klammer hinzufügen“). Zwischen zwei Einträgen steht ein kleiner Knopf „UND“ bzw. „ODER“, den du per Klick umschaltest.

Fälle per Regel anlegen

Im Reiter „Zuordnung“ kannst du statt eines festen Falls den Schalter „Fall automatisch finden/anlegen“ einschalten. Dann sucht MyDocs einen passenden offenen Fall oder legt einen neuen an. Für den Namen gibt es eine Vorlage mit den Platzhaltern {absender}, {betreff} und {datum}. Unter „Frist für den Fall“ trägst du ein, nach wie vielen Tagen der Fall fällig sein soll („heute +“ … „Tage“).

Die Automatik-Schalter

• „Zur Abnahme anzeigen“: Aktive Regeln legen Dokumente immer automatisch ab. Ist dieser Schalter an, erscheinen die abgelegten Dokumente zusätzlich zur Kontrolle unter „Automatik“ → „Abnahme“.
• „Automatisch ignorieren“: Macht aus der Regel eine Aussortier-Regel. Passende Dokumente landen direkt unter „Ignorierte Dokumente“. Der Reiter „Zuordnung“ entfällt dann.
• „E-Mails automatisch löschen“: Nur bei „Nur E-Mails“. Passende Mails werden nicht archiviert, sondern endgültig gelöscht – sofort oder nach einer Wartezeit in Stunden oder Tagen.
• „Zahlungsauftrag senden (über den Fall)“: Übergibt einen Zahlungsauftrag an die App FIXlight. Das funktioniert nur mit Fall-Zuordnung und einem festen Kontakt mit IBAN.
• „Regel aktiv“: Lässt sich erst einschalten, wenn die Regel eine Zuordnung hat oder aussortiert.

Regel-Vorschläge nutzen

MyDocs erkennt Muster in deiner Post selbst. Die Vorschläge findest du im Eingang im Reiter „Regeln“ und oben auf der Seite „Zuordnungsregeln“. Die Zahl am Reiter nennt die offenen Dokumente, die beim Anlegen sofort zugeordnet würden. Ein Klick auf einen Vorschlag öffnet direkt „Zugeordnete Dokumente prüfen“. Außerdem fragt die App nach dem Speichern im Eingang „Regel für „…“?“, wenn du einen Absender mehrmals gleich zugeordnet hast.

Reihenfolge, Abnahme und Pflege

Treffen mehrere Regeln auf ein Dokument zu, gewinnt die oberste. Die Position steht als Zahl vor jeder Regel. Am Griff ziehst du Regeln nach oben oder unten. In jeder Zeile schaltest du „Aktiv“ und „Zur Abnahme“ direkt um. Das Stift-Symbol öffnet „Dokumente & Bedingungen“ zum Bearbeiten. Mit „Mehrere bearbeiten“ wählst du mehrere Regeln gleichzeitig aus.

Unter „Abnahme“ siehst du die Reiter „Zur Abnahme“, „Abgenommen“ und „Alle“. Ist alles richtig, klickst du auf „Alle abnehmen“. Einzelne Dokumente nimmst du über „Abnehmen“ ab.

Praxisbeispiel

Sarah bekommt jeden Monat eine Rechnung ihres Mobilfunkanbieters per E-Mail. Sie legt eine Regel an: „Gilt für“ „Nur E-Mails“, Bedingung „Kontakt“ – „ist“ – Mobilfunkanbieter, Zuordnung Kategorie „Telefon & Internet“ und Tag „Rechnung“, Name „Handyrechnung“. Im Prüffenster sieht sie drei offene Rechnungen und klickt „Regel speichern“. Ab sofort landen die Rechnungen ohne ihr Zutun im Archiv. In den ersten Wochen lässt sie „Zur Abnahme anzeigen“ an und schaltet es später aus.

Typische Stolpersteine

• „Regel speichern“ ist blass: Die Regel hat noch keine Zuordnung. Klicke auf „Bearbeiten“ und setze im Reiter „Zuordnung“ mindestens einen Wert.
• Hinweis „Es gibt bereits eine Regel mit dem Namen …“: Statt eine doppelte Regel anzulegen, erweiterst du über „Vergleichen & erweitern“ die bestehende.
• Regel greift nicht: Eine weiter oben stehende Regel trifft zuerst zu. Ziehe deine Regel nach oben oder verfeinere die Bedingungen.
• Regel gelöscht – was passiert mit den Dokumenten? Bereits zugeordnete Dokumente bleiben unverändert.