Teilnahmenachweis als PDF und Auswertungen im Dashboard

Irgendwann willst du deine Teilnahme nicht nur selbst im Blick haben, sondern auch vorzeigen oder genauer untersuchen. Dafür gibt es im Studien-Monitor zwei Werkzeuge: den Teilnahmenachweis als PDF und frei gestaltbare Auswertungen auf dem Dashboard.

Teilnahmenachweis als PDF erstellen

1. Öffne den Reiter „Termine“.
2. Klicke neben dem Filtersymbol auf das Download-Symbol („Teilnahmenachweis als PDF erstellen“). Der Dialog „Teilnahmenachweis als PDF“ öffnet sich.
3. Trage bei Bedarf unter „Name (optional)“ deinen Namen ein. Er erscheint im PDF als „Teilnehmer/in“.
4. Wähle unter „Von“ und „Bis“ den Zeitraum. Lässt du „Von“ leer, beginnt der Nachweis mit deinem ersten Termin. Lässt du „Bis“ leer oder wählst ein Datum in der Zukunft, endet er mit dem heutigen Tag.
5. Entscheide mit dem Schalter „Einzelne Termine auflisten“, ob das PDF nur die Summen oder auch jeden einzelnen Termin enthält.
6. Klicke auf „PDF erstellen“. Die Datei wird direkt heruntergeladen, zum Beispiel als „Teilnahmenachweis_2026-10-05.pdf“.

Was im PDF steht

• Kopf: „Teilnahmenachweis“, der Zeitraum, dein Name (falls angegeben) und das Erstellungsdatum.
• Kennzahlen: „Stattgefundene Unterrichtsstunden“, „Davon teilgenommen“, „Davon gefehlt“ und „Teilnahmequote“.
• Korrekturbuchung: Liegt der Stichtag deines jüngsten Referenzwerts im gewählten Zeitraum, weist das PDF ihn gesondert aus. Bis zum Stichtag gelten dann die Referenzzahlen, deine eigene Erfassung und eine eventuelle Abweichung werden daneben genannt.
• Einzelnachweis: eine Tabelle mit „Datum“, „Zeit“, „Fach“, „Dozent“, „UE“ und „Teilnahme“ sowie einer Summenzeile. Bei einer Korrekturbuchung beginnt die Liste nach dem Stichtag.
• Fußzeile: wie viele Minuten eine UE hat, der Hinweis auf „Nur bereits stattgefundene Termine“ und der Vermerk „Selbstdokumentation der Anwesenheit“.

Im PDF stehen nur Termine, die bereits stattgefunden haben und bei denen du „Anwesend“ oder „Abwesend“ eingetragen hast. Termine auf „Noch nicht erfasst“ fehlen. Trage also vor dem Erstellen alle offenen Termine nach.

Das PDF ist eine Selbstdokumentation und keine Bescheinigung deines Bildungsträgers. Ob die zuständige Stelle es akzeptiert oder eine Bestätigung des Trägers verlangt, entscheidet allein diese Stelle.

Das Dashboard anpassen

Das Dashboard besteht aus Bausteinen, die du hinzufügen, verschieben und entfernen kannst. Zu Beginn sind „Offene Termine“, „Teilnahmequote“, „Kennzahlen“ und „Planung & Simulation“ eingerichtet, dazu „Nächste Prüfungen“.

1. Klicke mit der rechten Maustaste auf den Reiter „Dashboard“. Auf dem Handy hältst du den Finger länger darauf. Oben erscheint die Leiste „Dashboard anpassen“.
2. Jeder Baustein hat jetzt einen Rahmen mit Pfeilen („Nach oben“, „Nach unten“) und einem Papierkorb. Nach der Rückfrage „Baustein entfernen?“ verschwindet er mit „Entfernen“ vom Dashboard.
3. Über das Plus-Symbol („Baustein hinzufügen“) wählst du neue Bausteine aus.
4. Klicke auf den Haken („Fertig“), wenn du zufrieden bist.

Zur Auswahl stehen:

Baustein	Inhalt
„Offene Termine“	Erinnerung an nicht erfasste Termine
„Teilnahmequote“	Quoten-Ring mit Kurzbewertung
„Kennzahlen“	UE anwesend, geplant, Prognose, Puffer
„Planung & Simulation“	Wirkung zusätzlicher Fehlstunden
„Quotenfenster“	Quote, Fehlzeit-Puffer und Countdown je aktivem Fenster
„Nächste Prüfungen“	Countdown bis zu den anstehenden Prüfungsterminen
„Auswertung“	Eigene Gruppierung als Tabelle oder Diagramm

Mit „Fertige Auswertungen hinzufügen“ holst du dir auf einen Schlag vier vorbereitete Auswertungen: „Quote je Fach“, „UE je Dozent“, „Verlauf je Monat“ und „Verteilung der Unterrichtsarten“.

Eine eigene Auswertung anlegen

1. Wähle im Fenster „Baustein hinzufügen“ den Eintrag „Auswertung“. Der Dialog „Neue Auswertung“ öffnet sich.
2. Gib einen „Titel“ ein.
3. Wähle bei „Gruppieren nach“, wonach zusammengefasst wird: „Fach“, „Prüfungsteil“, „Dozent“, „Fach & Dozent“, „Art des Unterrichts“, „Zustand“, „Monat“, „Kalenderwoche“ oder „Wochentag“.
4. Wähle die „Darstellung“: „Tabelle“, „Balken“, „Linie“ oder „Kreis“.
5. Wähle die „Sortierung“: „Nach Kennzahl“, „Nach Quote“ oder „Alphabetisch / chronologisch“. Monate und Kalenderwochen stehen immer in zeitlicher Reihenfolge.
6. Hake die „Kennzahlen“ an: „Termine“, „Stattgefunden (UE)“, „Anwesend (UE)“, „Geplant (UE)“ und „Quote“. Beim Kreisdiagramm ist nur eine Kennzahl möglich.
7. Grenze bei Bedarf mit „Von“ und „Bis“ den Zeitraum ein und wähle unter „Unterrichtsarten“ und „Zustände“ Filter. Leere Felder bedeuten „alle“.
8. Klicke auf „Speichern“.

Später änderst du eine Auswertung im Anpassen-Modus über das Stift-Symbol („Auswertung bearbeiten“). Gruppierst du eine Tabelle nach „Fach“ und hast Prüfungsteile vergeben, zeigt die Tabelle je Prüfungsteil eine Zwischensumme.

Praxisbeispiel

Aylin will wissen, in welchem Fach sie am häufigsten gefehlt hat. Sie legt eine Auswertung „Quote je Fach im Halbjahr“ an: „Gruppieren nach“ „Fach“, „Darstellung“ „Balken“, Kennzahl „Quote“, „Sortierung“ „Nach Quote“, dazu „Von“ und „Bis“ für das Halbjahr. Das Fach mit dem kürzesten Balken plant sie für die nächsten Wochen bewusst mit „Teilnahme geplant“ ein. Am Ende des Halbjahrs erstellt sie im Reiter „Termine“ einen Teilnahmenachweis für denselben Zeitraum, mit eingeschaltetem „Einzelne Termine auflisten“.

Häufige Fragen

Im PDF fehlen Termine.

Wahrscheinlich steht bei ihnen noch „Noch nicht erfasst“, oder sie liegen nach dem heutigen Tag. Trage das Ist nach und erstelle das PDF neu. Liegt ein Referenzwert im Zeitraum, beginnt die Einzelliste außerdem erst nach dessen Stichtag.

Zählen Termine mit „Zählt nicht zur Quote“ im PDF mit?

In die Kennzahlen und die Summe fließen sie nicht ein. In der Einzelliste können sie trotzdem erscheinen. Die Summe der Einzelzeilen weicht dann von der Summenzeile ab.

Ich habe einen Baustein aus Versehen entfernt.

Öffne „Dashboard anpassen“ und füge ihn über das Plus-Symbol wieder hinzu. Deine Termine und Daten sind davon nicht betroffen, nur die Anzeige.

Kann ich die Auswertungen exportieren?

Eine Exportfunktion für Auswertungen gibt es nicht. Als Datei herunterladen kannst du nur den Teilnahmenachweis als PDF.