Dokumente hochladen, scannen und E-Mails abrufen

Bevor MyDocs etwas sortieren kann, muss die Post in die App. Dafür gibt es drei Wege: PDF-Dateien hochladen, Papierbriefe mit dem Handy scannen und E-Mails automatisch aus deinem Postfach abrufen. Alle drei Wege enden an derselben Stelle – im „Eingang“. Dort analysiert die KI jedes Dokument im Hintergrund.

Weg 1: PDFs hochladen

Das ist der schnellste Weg für Dateien, die schon auf deinem Computer liegen, etwa Rechnungen aus einem Kundenportal.

1. Öffne in der Seitenleiste „Eingang“.
2. Oben siehst du das Feld „PDFs hier ablegen oder klicken – mehrere möglich“.
3. Ziehe eine oder mehrere PDF-Dateien hinein. Alternativ klickst du auf „Auswählen“ und wählst die Dateien aus.
4. Ein Fortschrittsbalken zeigt den Upload. Danach erscheint die Meldung „… hochgeladen – Analyse läuft im Hintergrund“.

Direkt im Upload-Feld zeigt MyDocs für jede Datei den aktuellen Stand:

• „wird analysiert“: Die KI liest das Dokument gerade.
• „Regeln prüfen“ und „Regel legt ab“: Eine deiner Regeln passt, das Dokument wird automatisch abgelegt.
• „keine Regel – von dir zuzuordnen“: Hier bist du gefragt.
• „Analyse fehlgeschlagen – manuell“: Die Datei konnte nicht gelesen werden. Du füllst die Angaben dann selbst aus.

Bleiben Dokumente übrig, klickst du auf „Jetzt zuordnen“ bzw. „… nacheinander zuordnen“. Lädst du nur eine einzige Datei ohne passende Regel hoch, öffnet sich das Zuordnen-Fenster von selbst.

Weg 2: Briefe mit dem Handy scannen

Der Scanner ist für Papierpost gedacht und steht auf dem Handy zur Verfügung. Du erreichst ihn über den runden Scan-Knopf unten rechts oder über den Menüpunkt „Scannen“. Beim ersten Mal fragt dein Browser, ob MyDocs die Kamera nutzen darf – erlaube das.

1. Halte das Handy über die erste Seite und tippe auf den großen runden Auslöser.
2. Fotografiere so alle Seiten des Briefs. Oben siehst du, wie viele Seiten erfasst sind.
3. Tippe oben rechts auf „Fertig“.

Die App findet im Foto die Ränder des Blatts, richtet es gerade aus und macht daraus ein gut lesbares Schwarz-Weiß-Bild. Danach landet der Scan im Eingang mit der Meldung „Scan hinzugefügt – wird analysiert.“

Der Briefkasten-Modus für mehrere Briefe

Liegen mehrere Briefe im Briefkasten, musst du nicht für jeden einzeln starten:

1. Tippe unten links auf „Briefkasten“. Die Anzeige wechselt auf „Briefkasten an“.
2. Fotografiere alle Seiten des ersten Briefs.
3. Tippe unten rechts auf „Nächster Brief“. Damit trennst du die Briefe voneinander.
4. Wiederhole das für jeden Brief und tippe zum Schluss auf „Fertig“.
5. Es erscheint die Übersicht „Briefkasten geleert“. Für jeden Brief kannst du optional eine „Fall-Schnellzuordnung“, einen „Vorgang“ und „Schlagwörter“ wählen.
6. Tippe auf „In die Warteschlange“. Hast du einen Brief vergessen, gehst du mit „Weiter scannen“ zurück zur Kamera.

Weg 3: E-Mails automatisch abrufen

MyDocs kann E-Mails direkt aus deinem Postfach holen. Dafür nutzt die App IMAP – das ist ein Standardverfahren, mit dem Programme auf ein E-Mail-Postfach zugreifen. Voraussetzung ist, dass der Kanal „E-Mail“ eingeschaltet ist.

1. Öffne „Einstellungen“ → „Verbindung“ und gehe zur Karte „E-Mail-Postfächer (IMAP)“.
2. Klicke auf „Postfach hinzufügen“.
3. Wähle unter „Anbieter“ deinen E-Mail-Dienst, zum Beispiel GMX, WEB.DE, Gmail, Outlook.com oder T-Online. Server und Port werden dann automatisch eingetragen. Für andere Anbieter wählst du „Anderer Anbieter (manuell)“.
4. Trage „Benutzername / E-Mail“ und „Passwort“ ein. Viele Anbieter verlangen dafür ein eigenes App-Passwort. Das ist ein Zusatzpasswort, das du in den Sicherheitseinstellungen deines E-Mail-Kontos erzeugst. Den passenden Hinweis zeigt das kleine Info-Symbol neben „Anbieter“.
5. Klicke auf „Verbindung testen“. Bei Erfolg lädt MyDocs die Ordner deines Postfachs.
6. Prüfe die „Ordner-Zuordnung“: Unter „Posteingang“ steht meist „INBOX“, unter „Postausgang“ dein Ordner für gesendete Mails. Wählst du „Nicht abrufen“, wird dieser Ordner ausgelassen.
7. Lege fest, ob „Automatisch abrufen“ aktiv sein soll, und wähle das „Abruf-Intervall“ – von „Stündlich“ bis „Täglich“.
8. Klicke auf „Speichern“.

Zwei weitere Schalter halten dein Postfach ordentlich. „Abgelegte Mails in Ablage-Ordner verschieben“ verschiebt jede in MyDocs abgelegte Mail im Postfach in einen festen Ordner (ohne Angabe: „MyDocs Archiv“). „Postfach nach Ablage aufräumen“ verschiebt abgelegte Mails stattdessen in den Papierkorb des Postfachs. Sind beide aus, bleibt dein Postfach unverändert.

Neue Mails holst du jederzeit sofort ab: In den Einstellungen über „Jetzt abrufen“ oder im Eingang über das Pfeil-Symbol „Jetzt suchen“.

Praxisbeispiel

Thomas bekommt Rechnungen per E-Mail und Behördenpost auf Papier. Er verbindet sein GMX-Postfach mit stündlichem Abruf und aktiviert „Abgelegte Mails in Ablage-Ordner verschieben“. Samstags leert er den Briefkasten: Briefkasten-Modus an, drei Briefe fotografiert, beim Brief der Hausverwaltung den Vorgang „Wohnung“ gewählt, „In die Warteschlange“. Fünf Minuten später liegt alles analysiert im Eingang.

Typische Stolpersteine

• „… ist keine PDF – übersprungen“: Der Upload nimmt nur PDF-Dateien an. Fotos scannst du über den Scanner, Word-Dateien speicherst du vorher als PDF.
• „Kamera nicht verfügbar. Bitte Zugriff erlauben.“: Erlaube in den Einstellungen deines Browsers bzw. Handys den Kamerazugriff für MyDocs und öffne den Scanner neu.
• „Speichern“ beim Postfach lässt sich nicht anklicken: Bei einem neuen Postfach musst du zuerst erfolgreich „Verbindung testen“.
• Verbindungstest schlägt fehl: Meist fehlt ein App-Passwort oder IMAP ist beim Anbieter nicht freigeschaltet. Beides stellst du beim E-Mail-Anbieter ein, nicht in MyDocs.
• Analyse hängt: Nach etwa 90 Sekunden zeigt das Upload-Feld „Analyse verzögert – manuell möglich“. Du kannst das Dokument dann trotzdem zuordnen.

Wie es mit den erfassten Dokumenten weitergeht, erklärt Den Eingang bearbeiten.