Den Eingang bearbeiten: Dokumente prüfen und zuordnen

Der „Eingang“ ist der Ort, an dem du jeden Tag arbeitest. Hier landet alles, was neu in MyDocs kommt – hochgeladene PDFs, Scans und E-Mails. Die KI hat jedes Dokument bereits gelesen und Datum, Absender, Betreff, Kategorie und Schlagwörter vorgeschlagen. Deine Aufgabe ist meist nur noch: prüfen, gegebenenfalls korrigieren, speichern. Danach liegt das Dokument im Archiv.

Die Reiter im Eingang

Die Seite heißt „Eingangsbearbeitung“. Unter dem Upload-Feld findest du bis zu vier Reiter. Die Zahl daneben zeigt, wie viele Einträge jeweils warten.

• „Zu prüfen“: Fertig analysierte Dokumente. Eine Regel oder die KI hat sie vorbelegt – du musst nur bestätigen.
• „Fehler“: Erscheint nur, wenn es Einträge gibt. Diese Dateien konnten nicht analysiert werden, zum Beispiel weil sie passwortgeschützt oder zu groß sind. Oben rechts kannst du mit „Fehler erneut prüfen“ eine neue Analyse anstoßen.
• „In Analyse“: Erscheint ebenfalls nur bei Bedarf. Die Dokumente werden gerade gelesen. Du musst nicht warten und kannst sie trotzdem schon von Hand zuordnen.
• „Regeln“: Vorschläge für automatische Regeln, die MyDocs aus wiederkehrenden Mustern erkannt hat. Mehr dazu im Artikel Post automatisch zuordnen mit Regeln.

Neben den Reitern legst du die Sortierung fest, etwa „Neueste zuerst“, „Zuletzt hinzugefügt“ oder „Name A–Z“. Deine Wahl merkt sich die App. Nutzt du Post und E-Mail, kannst du über das Filter-Symbol auf „Brief“ oder „E-Mail“ einschränken. Das Suchfeld „Warteschlange durchsuchen…“ durchsucht alle Reiter.

Ein Dokument zuordnen

1. Klicke in einer Zeile auf „Zuordnen“. Mit dem Auge-Symbol („Ansehen“) kannst du das Dokument vorher nur anschauen.
2. Das Fenster „Dokument zuordnen“ öffnet sich. Links stehen die Felder, rechts die Vorschau. Oben zeigt eine Plakette wie „KI 92%“, wie sicher sich die KI ist.
3. Prüfe die drei Pflichtfelder: „Datum“, „Absender“ (bei ausgehender Post „Empfänger“) und „Betreff“. Sie sind mit einem Sternchen markiert.
4. Kontrolliere „Richtung“ („Posteingang“ oder „Postausgang“) und „Hinweis“. Beim Hinweis wählst du „Keinen“, „Abgeheftet“ (das Papier liegt zusätzlich im Ordner) oder „Digital erhalten“. Bei E-Mails steht der Hinweis fest auf „Digital erhalten“.
5. Ordne optional „Kategorie“, „Vorgänge“, „Fälle“ und „Tags“ zu. Über „+ Anmerkung“ und „+ Verwendungszweck“ blendest du weitere Felder ein.
6. Klicke auf „Speichern“ – bzw. „Speichern und Weiter“, wenn du mehrere Dokumente nacheinander bearbeitest.

Unter den Feldern siehst du den „Generierten Dateinamen“. Er folgt immer dem Schema TT.MM.JJJJ - Absender - Betreff.pdf. Ein @ hinter dem Datum bedeutet „digital erhalten“. Mit „Erkannter Text“ klappst du den ausgelesenen Text auf und kannst Lesefehler korrigieren.

Was beim Speichern automatisch passiert

• Ist der Absender noch unbekannt, legt MyDocs einen neuen Kontakt an. Erkannte Angaben wie Adresse oder IBAN werden dort ergänzt.
• Passt das Dokument zu einem offenen Fall, wird es ihm zugeordnet. Erkennt die KI, dass etwas zu tun ist, öffnet sie einen neuen Fall. Ein Hinweis im Fenster kündigt das vorher an („Hier ist etwas zu tun …“).
• Willst du das nicht, setze den Haken bei „Kein Fall“.
• Die KI schreibt eine kurze Zusammenfassung als Notiz zum Dokument.
• Hast du einen Absender schon mehrmals gleich zugeordnet, fragt MyDocs unten: „Regel für „…“?“. Mit „Regel anlegen“ wird daraus eine Automatik.

Viele Dokumente zügig abarbeiten

Im Reiter „Zu prüfen“ startet der Knopf „Bearbeitung“ einen Durchlauf über alle Dokumente der aktuellen Seite. Nach jedem „Speichern und Weiter“ öffnet sich das nächste. Mit den Pfeil-Symbolen gehst du „Zurück (ohne Speichern)“ oder „Überspringen (ohne Speichern)“. Es gibt auch Tastenkürzel: Die Eingabetaste speichert, die Pfeiltasten links und rechts blättern – solange du nicht gerade in einem Feld tippst.

Kommen mehrere ähnliche Schreiben vom selben Absender, erscheint im Fenster unten ein Kopier-Symbol („Auf … gleichartige übernehmen“). Damit überträgst du Vorgang, Kategorie, Tags, Richtung und Hinweis auf alle gleichartigen Dokumente. Datum und Betreff bleiben bei jedem Dokument einzeln.

Alternativ setzt du Häkchen vor mehrere Zeilen. In der Leiste „… ausgewählt“ kannst du dann „Zuordnen“ (nacheinander), die Auswahl ignorieren oder endgültig löschen.

Aussortieren: Ignorieren, Spam, Löschen

• Ignorieren (Verbots-Symbol): Das Dokument verschwindet aus dem Eingang, bleibt aber erhalten. Direkt danach kannst du es mit „Rückgängig“ zurückholen.
• Spam (Schild-Symbol): Sortiert das Dokument aus und merkt sich den Absender. Künftige Post dieses Absenders wird automatisch ignoriert.
• Löschen (Papierkorb): Entfernt den Eintrag endgültig. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Alle ignorierten Dokumente findest du über das Verbots-Symbol oben rechts unter „Ignorierte Dokumente“. Mit „Zurück in Warteschlange“ holst du sie wieder in den Eingang. Dabei merkt sich MyDocs den Absender als vertrauenswürdig, er wird dann nicht mehr als Spam aussortiert.

Praxisbeispiel

Im Reiter „Zu prüfen“ warten acht Dokumente. Lisa klickt auf „Bearbeitung“. Die Stromrechnung ist korrekt vorbelegt: Eingabetaste. Beim Schreiben der Krankenkasse korrigiert sie den Betreff zu „Beitragsanpassung 2026“ und wählt den Vorgang „Krankenversicherung“. Bei einem Werbebrief klickt sie auf das Spam-Symbol. Nach wenigen Minuten meldet die App „Seite durchgearbeitet.“

Typische Stolpersteine

• „Speichern“ ist ausgegraut: Ein Pflichtfeld fehlt. Fahre mit der Maus über die Schaltfläche – die fehlenden Felder werden unter „Pflichtfelder fehlen“ genannt.
• Beim Ignorieren verschwinden mehrere Dokumente: MyDocs ignoriert weitere offene Dokumente desselben Absenders gleich mit und meldet das („Zusätzlich … weitere …“). „Rückgängig“ gilt nur für das zuerst ignorierte Dokument. Die anderen holst du über „Ignorierte Dokumente“ zurück.
• „Dieses Dokument ist bereits archiviert — Dublette übersprungen.“: Dieselbe Datei liegt schon im Archiv. Es wird nichts doppelt abgelegt.
• Falsch abgelegt? Im Archiv kannst du ein Dokument per Rechtsklick über „Zurück in den Eingang…“ wieder in den Eingang schieben und neu zuordnen. Wie das genau geht, steht in Archiv durchsuchen und filtern.