Fächer, Dozenten und Prüfungen verwalten

Fächer und Dozenten sind die Grundlage für alles Weitere im Studien-Monitor. Jeder Termin wird einem Fach zugeordnet, und viele Auswertungen gruppieren nach Fach, Prüfungsteil oder Dozent. Prüfungen trägst du in einem eigenen Reiter ein. Sie zählen nicht zur Teilnahmequote, erscheinen aber mit Countdown auf deinem Dashboard.

Der Reiter „Fächer & Dozenten“

Der Reiter besteht aus zwei Karten: „Fächer“ und „Dozenten“. Neben dem Titel steht jeweils die Anzahl der Einträge. Ein Klick auf den Titel klappt die Karte ein oder aus. Jede Karte hat ein Suchfeld, ein Filtersymbol mit „Filter“ und „Sortierung“ sowie ein Plus-Symbol zum Anlegen.

• Filter bei Fächern: „Alle Fächer“, „Ohne Dozent“, „Mit Dozent“, „Ohne Termine“, „Nur aktive“, „Nur inaktive“.
• Filter bei Dozenten: „Alle Dozenten“, „Ohne Fach“, „Mit Fach“, „Ohne Termine“, „Ohne Kontaktdaten“.
• Sortierung: „Name A–Z“, „Name Z–A“, „Meiste Dozenten“ bzw. „Meiste Fächer“ und „Meiste Termine“.

Rechts in jeder Zeile sitzt ein kleines Kalender-Symbol mit dem Hinweis „Alle Termine von … anzeigen“. Es öffnet den Reiter „Termine“ bereits gefiltert auf dieses Fach oder diesen Dozenten.

Ein Fach anlegen

1. Klicke in der Karte „Fächer“ auf das Plus-Symbol („Fach anlegen“).
2. Trage unter „Bezeichnung“ den Namen des Fachs ein, zum Beispiel „Rechnungswesen“.
3. Optional: Gib unter „Prüfungsteil“ an, zu welchem Teil des Lehrgangs das Fach gehört. Bereits verwendete Prüfungsteile werden dir beim Tippen vorgeschlagen.
4. Wähle unter „Farbe“ eine Farbe, damit du das Fach schneller wiedererkennst.
5. Tippe unter „Dozenten“ die Lehrkräfte an, die das Fach unterrichten. Ausgewählte Namen werden farbig hervorgehoben.
6. Klicke auf „Speichern“.

Was ist ein Prüfungsteil? Viele Lehrgänge sind in Abschnitte gegliedert, die getrennt geprüft werden. Wenn du den Prüfungsteil einträgst, kannst du später Auswertungen „Gruppieren nach“ „Prüfungsteil“ erstellen und bei Prüfungen alle Fächer eines Teils mit einem Klick auswählen.

Einen Dozenten anlegen

1. Klicke in der Karte „Dozenten“ auf das Plus-Symbol („Dozent anlegen“).
2. Fülle „Vorname“ und „Nachname“ aus. Mindestens eines der beiden Felder brauchst du, sonst bleibt „Speichern“ grau.
3. Optional: Trage „E-Mail“ und „Handy“ ein. Bei einer ungültigen Adresse oder Nummer zeigt die App direkt unter dem Feld einen Hinweis an.
4. Wähle unter „Fächer (nur ohne Dozent)“ die Fächer aus. Mit dem Feld „Fach suchen“ findest du sie schneller.
5. Klicke auf „Speichern“.

Wenn einem Fach genau ein Dozent zugeordnet ist, setzt die App diesen Dozenten beim Anlegen eines Termins automatisch ein. Ist an einem Termin kein Dozent eingetragen, zeigt die Terminliste den Dozenten an, der beim Fach hinterlegt ist.

Doppelte Fächer zusammenführen

Nach einem Import oder Kalender-Abgleich entstehen manchmal zwei Einträge für dasselbe Fach, etwa „BWL“ und „Betriebswirtschaft“. So räumst du auf:

1. Öffne das Fach, das bestehen bleiben soll, mit einem Klick auf die Zeile.
2. Klicke unten links auf das Symbol mit dem Hinweis „Andere Fächer in dieses Fach überführen und dort löschen“.
3. Hake in der Liste die Fächer an, die aufgelöst werden sollen. Die App zeigt dir, wie viele Termine und Dozenten-Zuordnungen betroffen sind.
4. Klicke auf „Zusammenführen“.

Alle Termine und Dozenten-Zuordnungen der ausgewählten Fächer wandern in das geöffnete Fach. Die ausgewählten Fächer werden danach gelöscht. Die App weist ausdrücklich darauf hin: „Nicht umkehrbar.“

Fächer und Dozenten löschen

• Ein Fach kannst du nur löschen, solange kein Termin daran hängt. Sonst fehlt das Papierkorb-Symbol im Dialog. Hat das Fach Termine, führst du es stattdessen mit einem anderen Fach zusammen.
• Einen Dozenten löschst du über „Löschen“ im Dialog „Dozent bearbeiten“. Termine, an denen er eingetragen war, behalten ihre übrigen Daten.

Prüfungen eintragen

Im Reiter „Prüfungen“ steht oben der Hinweis „Prüfungen zählen nicht in Quote und Stunden.“ Daneben findest du die Schaltfläche „Prüfung“.

1. Klicke auf „Prüfung“. Der Dialog „Prüfung hinzufügen“ öffnet sich.
2. Gib eine „Bezeichnung“ ein und wähle bei „Art“ zwischen „Schriftlich“, „Mündlich“ und „Sonstige“.
3. Wähle unter „Fächer (Mehrfachauswahl möglich)“ die betroffenen Fächer. Ein Klick auf den Namen eines Prüfungsteils wählt alle seine Fächer auf einmal.
4. Steht der Termin fest, lass den Schalter „Fester Termin“ an und trage unter „Termine“ Datum, „Beginn“ und „Ende“ ein. Über „Weiteren Termin hinzufügen“ ergänzt du weitere Prüfungstage.
5. Kennst du nur einen Zeitraum, schalte „Fester Termin“ aus. Dann trägst du unter „Mögliche Zeiträume“ „Zeitraum von“ und „Zeitraum bis“ ein, bei Bedarf mehrere.
6. Optional: „Ort / Raum“ und „Notiz“. Dann „Speichern“.

Die Liste trennt „Kommende Prüfungen“ und „Vergangen“. Rechts steht ein Countdown wie „in 12 Tagen“, „morgen“ oder „heute“. Prüfungen ohne festen Termin tragen das Kennzeichen „Zeitraum“. Auf dem Dashboard zeigt der Baustein „Nächste Prüfungen“ alle anstehenden Einträge.

Praxisbeispiel

Murat bereitet sich auf eine Fortbildungsprüfung vor. Sein Lehrgang hat zwei Prüfungsteile. Er legt die Fächer an und trägt bei jedem den passenden Prüfungsteil ein. Für die schriftliche Prüfung kennt er nur zwei mögliche Wochen. Also schaltet er „Fester Termin“ aus und trägt beide Zeiträume ein. Bei „Fächer“ klickt er auf den Namen des ersten Prüfungsteils, und alle zugehörigen Fächer sind gewählt. Sobald der genaue Termin feststeht, schaltet er „Fester Termin“ ein und trägt Datum und Uhrzeit nach.

Typische Stolpersteine

Ein Fach taucht bei „Fächer (nur ohne Dozent)“ nicht auf.

Im Dialog „Dozent bearbeiten“ siehst du nur Fächer, die noch keinem anderen Dozenten zugeordnet sind, und die eigenen. Soll ein Fach mehrere Dozenten haben, öffne stattdessen das Fach und tippe dort unter „Dozenten“ alle Lehrkräfte an.

Ich kann ein Fach nicht löschen.

Am Fach hängen noch Termine. Führe es mit dem richtigen Fach zusammen oder ordne die Termine vorher einem anderen Fach zu.

Die Prüfung erscheint nicht auf dem Dashboard.

Der Baustein „Nächste Prüfungen“ zeigt nur Prüfungen, deren Termin oder Zeitraum noch nicht vorbei ist. Hast du den Baustein entfernt, füge ihn über „Dashboard anpassen“ wieder hinzu. Wie das geht, steht in Teilnahmenachweis als PDF und Auswertungen im Dashboard.