Stundenplan importieren und Google Kalender verbinden

Einen ganzen Lehrgang Termin für Termin abzutippen kostet Zeit. Der Studien-Monitor bietet dir zwei Abkürzungen: den Import einer Stundenplan-Datei und den Abgleich mit deinem Google Kalender. Beide findest du im Reiter „Einstellungen“. In beiden Fällen übernimmt die App nichts ohne deine Bestätigung, und deine bereits erfasste Anwesenheit bleibt unangetastet.

Stundenplan aus einer Datei importieren

Ganz unten im Reiter „Einstellungen“ steht der Bereich „Stundenplan importieren“. Unterstützt werden PDF, Excel, CSV und Bilder, also zum Beispiel ein Foto oder ein Bildschirmfoto deines Stundenplans.

1. Klicke unter „Stundenplan hochladen“ auf „Datei auswählen“ und wähle die Datei aus.
2. Die App zeigt den Fortschritt in drei Schritten: „Datei übertragen“, „Termine auslesen“ und „Ergebnis prüfen“. Daneben läuft ein Sekundenzähler. Das Auslesen kann je nach Datei eine Weile dauern.
3. Anschließend erscheint die Liste „Erkannte Termine“. Darüber stehen vier Kacheln: „Erkannte Termine“, „Neu anzulegen“, „Zu ergänzen“ und „Bereits erfasst“.
4. Prüfe die Tabelle mit „Datum“, „Zeit“, „Fach“, „Dozent“, „UE“, „Art“ und „Abgleich“. Entferne den Haken bei Zeilen, die du nicht übernehmen willst. „Alle“ und „Keine“ setzen bzw. entfernen alle Haken auf einmal.
5. Klicke auf „… Termine übernehmen“. Danach meldet die App zum Beispiel „42 Termine neu angelegt, 3 ergänzt.“

Passt das Ergebnis gar nicht, klicke auf „Verwerfen“. Die erkannten Termine werden dann nicht übernommen. Bereits gespeicherte Termine bleiben unberührt.

Was beim Import passiert

• Zeilen ohne Fach gelten als unterrichtsfrei und werden nicht übernommen, etwa Ferien oder Feiertage im Plan.
• „neu“: An diesem Tag gibt es noch keinen passenden Termin. Er wird angelegt, mit Ist „Noch nicht erfasst“.
• „ergänzt: …“: Am selben Tag gibt es schon einen Termin, dem Fach, Dozent oder Uhrzeit fehlen. Nur diese fehlenden Angaben werden nachgetragen.
• „bereits erfasst“: Der Termin ist vollständig vorhanden. Diese Zeilen kannst du nicht anhaken.
• Fehlende Fächer und Dozenten werden automatisch angelegt. Der Dozent bekommt das Fach, das er laut Plan unterrichtet, gleich zugeordnet.
• Art und UE leitet die App aus der Dauer ab: Termine ab fünf Stunden gelten als „Ganztag“, alle anderen als „Regulär“. Fehlen im Plan Uhrzeiten, setzt die App ihre Standardzeiten ein.

Vorhandene Termine werden beim Import nie überschrieben, sondern höchstens ergänzt. Du kannst also denselben Plan später erneut einlesen, etwa wenn der Bildungsträger eine aktualisierte Fassung schickt.

Google Kalender verbinden

Stehen deine Unterrichtstermine schon in deinem Google Kalender, kannst du sie von dort übernehmen. Die Richtung ist immer nur vom Kalender in die App. Dein Kalender wird nicht verändert.

1. Öffne „Einstellungen“ und klicke im Bereich „Google Kalender“ auf „Kalender verbinden“.
2. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du den Zugriff bestätigst. Schließt du es, lädt die App die Termine.
3. Die App liest Termine der letzten 60 Tage und der kommenden zwölf Monate. Darunter steht eine Übersicht wie „5 neu · 2 geändert · 0 identisch (nur Verknüpfung) · 30 unverändert“.
4. Prüfe die Liste und klicke auf „Änderungen übernehmen“. Mit dem Pfeil-Symbol („Neu abgleichen“) lädst du den Kalender erneut.

So erkennt die App deine Unterrichtstermine

Die App vergleicht den Titel jedes Kalendertermins mit den Namen deiner Fächer. Steht der Fachname im Titel, wird der Termin diesem Fach zugeordnet. Passen mehrere Fächer, gewinnt der längste Name. Termine ohne erkanntes Fach, also zum Beispiel private Verabredungen, übernimmt die App nicht automatisch. Du findest sie in einem eigenen Abschnitt mit zwei Möglichkeiten:

• „Fach zuordnen“: Du wählst das Fach von Hand, dann wird der Termin beim nächsten Übernehmen angelegt.
• „Dauerhaft ignorieren“ (Symbol mit durchgestrichenem Auge): Der Termin wird nicht mehr angezeigt.

Ändert sich im Kalender Datum oder Uhrzeit eines verknüpften Termins, passt die App den Termin an und berechnet Art und UE neu. Was du bei Soll und Ist eingetragen hast, ändert der Abgleich nie. Verknüpfte Termine tragen im Termin-Dialog den Hinweis „Mit Google Kalender verknüpft“. Über „Im Kalender öffnen“ springst du direkt zum Kalendereintrag.

Täglich automatisch abgleichen

Nach dem Verbinden erscheint der Schalter „Täglich automatisch abgleichen“. Ist er an, gleicht die App beim ersten Aufruf des Tages im Hintergrund ab. Dabei werden nur Termine mit erkanntem Fach übernommen. Daneben steht, wann zuletzt abgeglichen wurde. Die Einstellung gilt für das Gerät und den Browser, in dem du sie einschaltest. Nutzt du die App auf Handy und Computer, schalte sie dort jeweils ein.

Über das Symbol „Verbindung trennen“ rechts oben im Bereich beendest du die Verbindung zum Kalender wieder.

Praxisbeispiel

Tobias pflegt seinen Lehrgang im Google Kalender mit Titeln wie „Recht – Raum 204“. Im Studien-Monitor hat er das Fach „Recht“ angelegt. Beim ersten Abgleich erkennt die App alle Termine mit „Recht“ im Titel. Ein Termin heißt nur „Samstagsblock“. Er landet bei den nicht erkannten Terminen, und Tobias ordnet ihn über „Fach zuordnen“ zu. Seinen Zahnarzttermin blendet er mit „Dauerhaft ignorieren“ aus. Danach schaltet er „Täglich automatisch abgleichen“ ein.

Typische Stolpersteine

Der Import meldet einen Fehler.

Die Datei konnte nicht gelesen werden. Klicke auf „Verwerfen“ und versuche es mit einer anderen Fassung, zum Beispiel einer PDF statt eines unscharfen Fotos.

Termine wurden einem falschen Termin zugeordnet.

Der Import vergleicht pro Tag. Gibt es an einem Tag mehrere Termine, sucht er zuerst einen mit gleicher Startzeit. Prüfe die Spalte „Abgleich“ vor dem Übernehmen und entferne fragwürdige Haken.

Nach dem Import gibt es doppelte Fächer.

Schreibt der Plan ein Fach anders als du, legt die App ein neues Fach an. Führe die beiden im Reiter „Fächer & Dozenten“ zusammen, siehe Fächer, Dozenten und Prüfungen verwalten.

Der automatische Abgleich läuft nicht.

Er läuft nur, wenn der Schalter auf diesem Gerät an ist, der Kalender verbunden ist und mindestens ein Fach existiert. Ein Fehlschlag bleibt still, beim nächsten App-Start versucht die App es erneut.