Einstellungen und Module: MerkWerk.app an deinen Alltag anpassen

MerkWerk.app startet bewusst schlank: Beim ersten Öffnen siehst du vor allem deine Aufgabenliste. Viele weitere Bereiche – Projekte, Workflows, eigene Felder, ein Dashboard – sind als Module angelegt, also als Zusatzbausteine, die du bei Bedarf einschaltest. Dieser Artikel zeigt dir, wo die Einstellungen liegen, was in welchem Reiter steckt und wie du ein Modul aktivierst.

So öffnest du die Einstellungen

• Am Computer: Auf der Startseite findest du in der Kopfzeile ein Zahnrad-Symbol mit dem Hinweis „Einstellungen“.
• Auf dem Smartphone: Unten am Bildschirm liegt eine feste Leiste. Tippe dort auf das Zahnrad „Einstellungen“.

Die Einstellungen sind in fünf Reiter aufgeteilt:

Reiter	Was du dort einstellst
„Tasks“	Standardwerte für neue Aufgaben, Erinnerungen und das Verhalten beim Öffnen einer Aufgabe
„Ansichten“	Darstellung der Liste, der Übersicht, der Kompakt-Liste und des Kalenders sowie Zeitprofile
„Module“	Welche Zusatzbereiche aktiv sind
„Organisation“	Kategorien, Labels, Vorlagen und Verbindungen zu anderen Personen
„Konto“	Vorname, Benachrichtigungen, Abmelden und Konto löschen

In der App heißen Aufgaben übrigens „Tasks“ und Teilaufgaben „Subtasks“. Die Begriffe meinen dasselbe.

Wichtig: Änderungen speichern

Die Einstellungsseite sammelt alle Änderungen, bevor sie wirksam werden. Sobald du etwas änderst, erscheint oben ein gelber Balken „Ungespeicherte Änderungen“. Gespeichert wird erst, wenn du oben auf die Schaltfläche mit dem Disketten-Symbol („Speichern“) klickst. Danach meldet die App „Alle Einstellungen gespeichert“.

Verlässt du die Seite über den Pfeil „Zurück“, ohne zu speichern, fragt MerkWerk.app nach. Mit „Ohne Speichern fortfahren“ verwirfst du die Änderungen, mit „Abbrechen“ bleibst du auf der Seite.

Reiter „Tasks“: Standardwerte für neue Aufgaben

Hier legst du fest, womit eine neue Aufgabe vorbelegt ist. Das spart bei jedem Anlegen ein paar Klicks. Die Werte gelten nur für neue Aufgaben – bestehende Aufgaben bleiben unverändert.

Im Bereich „Task-Defaults“ findest du:

• „Standard-Priorität“: Niedrig, Mittel oder Hoch. Ab Werk steht hier „Mittel“.
• „Standard-Kategorie“: eine deiner Kategorien oder „— Keine —“.
• „Standard-Fälligkeit“: „Heute +“ eine Anzahl Tage. Bei 0 ist eine neue Aufgabe heute fällig.
• „Standard-Subtask-Fälligkeit“: dasselbe für neue Subtasks. Leer bedeutet: ohne Datum.
• „Wiedervorlage berechnen“: ob der nächste Termin einer wiederkehrenden Aufgabe „Ab Fälligkeitsdatum“ oder „Ab Erledigungsdatum“ gerechnet wird.
• „Automatische Archivierung nach“: nach wie vielen Tagen erledigte Aufgaben ins Archiv wandern (ab Werk 30 Tage).

Darunter folgen die Bereiche „Erinnerungen“ (Vorbelegung neuer Erinnerungen: „Erinnerung: Tage-Offset“, „Erinnerungs-Uhrzeit“ und ob ein Glocken-Symbol auf der Aufgabenkarte erscheint) und „Detail-Ansicht“. Dort bestimmst du zum Beispiel, ob Beschreibung, Links und Kommentare beim Öffnen einer Aufgabe aufgeklappt sind, ob die neuesten oder die ältesten Kommentare oben stehen und wie Subtasks sortiert werden.

Reiter „Module“: Zusatzbereiche einschalten

Jedes Modul hat einen eigenen Schalter. Ab Werk sind die Module in der Regel so eingestellt:

Modul	Wofür	Ab Werk
„Kalender-Ansicht“	Aufgaben im Monatskalender	an
„Übersicht-Ansicht“	Zusammenfassung nach Überfällig, Fällig, Bald fällig	an
„Task-Vorlagen“	Wiederverwendbare Vorlagen für Aufgaben	an
„Projekt-Management“	Aufgaben in Projekten bündeln	aus
„Eigenes Dashboard“	Persönliches Dashboard mit Kacheln (Widgets)	aus
„Zeiterfassung“	Arbeitszeit an Aufgaben mitschreiben	aus
„Workflows“	Eigene Statusabläufe und Übergänge	aus
„Eigene Felder“	Zusätzliche Felder in Aufgaben	aus
„Datensätze“	Eigene Nachschlagelisten, etwa Kontakte oder Geräte	aus
„Formular-Layouts“	Eigene Anordnung der Felder im Aufgabenformular	aus
„KI-Kurzanalyse“	Stand einer Aufgabe auf Knopfdruck zusammenfassen	aus

So schaltest du ein Modul ein:

1. Öffne die Einstellungen und wähle den Reiter „Module“.
2. Lege den Schalter beim gewünschten Modul um, zum Beispiel bei „Projekt-Management“.
3. Klicke oben auf „Speichern“.
4. Kehre zur Startseite zurück. Am Computer findest du das Modul jetzt über die Schaltfläche „Module“ oben auf der Startseite, auf dem Smartphone über „Menü“ in der unteren Leiste unter der Überschrift „Module“.

„Dashboard“ und „Projekte“ stehen in diesem Menü oben. „Workflows“, „Eigene Felder“, „Datensätze“ und „Formular-Layouts“ erscheinen am Computer unter der Zwischenüberschrift „Konfiguration“, weil du dort Strukturen einrichtest, die später in deinen Aufgaben auftauchen.

Zur „KI-Kurzanalyse“: Für die Zusammenfassung werden Titel, Beschreibung, Subtasks und die letzten Kommentare einer Aufgabe an einen externen KI-Dienst übermittelt. Darauf weist die App beim Schalter hin und fragt vor der ersten Nutzung deine Einwilligung ab.

Die übrigen Reiter im Überblick

• „Ansichten“: Standard-Ansicht, Standard-Filter, Gruppierung, Datumsformat, Wochenstart und Kalender-Optionen. Mehr dazu im Artikel Die vier Ansichten. Ganz unten liegen die Zeitprofile, beschrieben in Suchen, Filtern und Archiv.
• „Organisation“: Kategorien und Labels (siehe Kategorien und Labels verwalten), Vorlagen (siehe Vorlagen nutzen) und Verbindungen (siehe Aufgaben mit anderen teilen).
• „Konto“: dein Vorname, die Benachrichtigungen, „Abmelden“ und die Möglichkeit, dein Konto zu löschen. Die E-Mail-Adresse ist dein Login und lässt sich hier nicht ändern.

Praxisbeispiel: Einrichtung für eine Vereinskasse

Petra führt die Kasse ihres Sportvereins und plant das Sommerfest. So richtet sie MerkWerk.app in fünf Minuten ein:

1. Reiter „Tasks“: „Standard-Kategorie“ auf „Verein“, „Standard-Fälligkeit“ auf „Heute + 3“ Tage, „Erinnerungs-Uhrzeit“ auf 18:00, weil sie Vereinsdinge abends erledigt.
2. Reiter „Module“: „Projekt-Management“ einschalten, damit das Sommerfest ein eigenes Projekt bekommt.
3. „Speichern“ klicken und über „Module“ → „Projekte“ das Projekt anlegen.

Jede neue Aufgabe trägt jetzt automatisch die Kategorie „Verein“ und ist in drei Tagen fällig. Petra muss nur noch den Titel schreiben.

Häufige Fragen

Ich finde „Projekte“ (oder „Workflows“) nirgends. Woran liegt das?

Das zugehörige Modul ist ausgeschaltet. Schalte es im Reiter „Module“ ein und klicke auf „Speichern“. Erst dann erscheint der Eintrag im Menü.

Verliere ich Daten, wenn ich ein Modul wieder ausschalte?

Der Schalter steuert nur, ob der Bereich angezeigt wird. Er löscht keine Projekte, Felder oder Vorlagen. Schaltest du das Modul später wieder ein, ist alles wieder sichtbar.

Meine geänderten Standardwerte wirken nicht. Warum?

Prüfe zwei Dinge: Hast du auf „Speichern“ geklickt? Und betrachtest du eine neue Aufgabe? Standardwerte greifen nur beim Anlegen, nicht bei bereits vorhandenen Aufgaben.

Kann ich die automatische Archivierung abschalten?

Im Feld „Automatische Archivierung nach“ sind Werte von 1 bis 3650 Tagen möglich. Wer erledigte Aufgaben möglichst lange in der normalen Liste behalten möchte, trägt einen hohen Wert ein.