Erste Schritte mit MyDocs

MyDocs sammelt, sortiert und archiviert deine Post. Gemeint sind Briefe, die du als PDF hochlädst oder mit dem Handy abfotografierst, und E-Mails aus deinem Postfach. Eine KI liest jedes Dokument, schlägt Datum, Absender, Betreff und die passende Einordnung vor – du bestätigst nur noch. Dieser Artikel zeigt dir, wie du startest und wo du in der App was findest.

Anmelden und Einrichtung

Melde dich mit deinem MerkWerk.app-Konto an. Beim ersten Start öffnet sich der Assistent „Einrichtung“. Oben siehst du eine Fortschrittsleiste mit den einzelnen Schritten.

1. „Willkommen“: Eine kurze Begrüßung. Klicke auf „Weiter“.
2. „OneDrive (optional)“: Hier kannst du ein OneDrive-Konto verbinden. OneDrive ist der Cloud-Speicher von Microsoft. Du brauchst ihn nicht: Ohne Verbindung bleiben alle Dokumente im Speicher der App („Ablage in der App“). Verbinde OneDrive nur, wenn du zusätzlich automatische Sicherungen möchtest oder ein bestehendes Archiv übernehmen willst. Dafür klickst du auf „OneDrive jetzt verbinden“.
3. Nur mit OneDrive – „Ablagestruktur“: Wähle unter „Arbeitsordner im OneDrive“ einen Ordner, zum Beispiel „MyDocs“. Die Unterordner legt die App selbst an.
4. Nur mit OneDrive – „Backup“: Die Sicherungen landen automatisch im Unterordner „Backups“. Mit dem Schalter „Automatisches Backup“ legst du fest, ob und wie oft gesichert wird.
5. Nur mit OneDrive – „Migration (optional)“: Hast du schon ein Archiv in OneDrive, wählst du hier den „Quellpfad für Migration“. Sonst klickst du auf „Überspringen“.
6. „Fertig“: Klicke auf „App starten“. Hast du einen Migrationspfad angegeben, wählst du zwischen „Jetzt migrieren“ und „Später“.

OneDrive kannst du jederzeit nachträglich unter „Einstellungen“ → „Verbindung“ ergänzen. Dort findest du auch die Schaltfläche „Einrichtung erneut starten“. Sie setzt nur die Einrichtung zurück. Deine archivierten Dokumente bleiben erhalten.

Kanäle: Post, E-Mail oder beides

Unter „Einstellungen“ → „Verbindung“ steht ganz oben die Karte „Kanäle“ mit zwei Schaltern:

• „Post“: Briefe und Scans erfassen, verarbeiten und archivieren.
• „E-Mail“: Postfächer abrufen, E-Mails archivieren und beantworten.

Schaltest du einen Kanal aus, blendet die App alles dazu aus, zum Beispiel den Menüpunkt „Scannen“ oder die Postfach-Einstellungen. Ist ein Schalter ausgegraut, ist dieser Kanal für dein Konto derzeit nicht freigegeben.

Die Seitenleiste im Überblick

Am Computer findest du links die Seitenleiste. Sie folgt dem Weg, den ein Dokument nimmt:

Bereich	Menüpunkte	Wofür
„Dashboard“	„Dashboard“	Täglicher Überblick mit Kennzahlen und offenen Fällen
„Bearbeitung“	„Eingang“, „Fälle“, „Schreiben“	Neue Post prüfen, Aufgaben erledigen, antworten
„Automatik“	„Regeln“, „Abnahme“	Feste Zuordnungsregeln; „Abnahme“ erscheint nur, wenn es etwas zu kontrollieren gibt
„Archiv“	„Alle Dokumente“, „Posteingang“, „Postausgang“	Fertig abgelegte Dokumente, dazu deine gespeicherten Ansichten
„Stammdaten“	„Kontakte“, „Kategorien“, „Vorgänge“, „Tags“	Die Ordnungsbegriffe deiner Ablage
„Einstellungen“	„Verbindung“, „Dokumente & Ablage“, „Datensicherung“, „KI & Automatik“, „Konto“, „Über die App“	Alles rund um Konto, Speicher und Automatik

Auf dem Handy ersetzt eine Leiste am unteren Rand die Seitenleiste. Sie hat die Punkte „Start“, „Fälle“, „Eingang“, „Archiv“ und „Mehr“. Unter „Mehr“ liegen Automatik, Stammdaten und Einstellungen. Zusätzlich erscheint auf dem Handy unten rechts ein runder Knopf zum Scannen.

Die wichtigsten Begriffe

• Kontakt: der Absender oder Empfänger eines Schreibens, etwa deine Krankenkasse. MyDocs legt Kontakte beim Ablegen automatisch an.
• Kategorie: ein grober Themenbereich, zum Beispiel „Versicherung“ oder „Wohnen“.
• Vorgang: eine längerfristige Sammlung zu einem Thema, etwa „Mietwohnung Hauptstraße“. Ein Vorgang ist offen oder abgeschlossen.
• Tag (Schlagwort): ein frei wählbares Stichwort wie „Rechnung“ oder „Steuer“.
• Fall: ein konkreter Arbeitsauftrag mit Status und Wiedervorlage (ein Datum, an dem du wieder daran erinnert wirst). Mehr dazu im Artikel Fälle verwalten.

Das Dashboard anpassen

Das „Dashboard“ zeigt anfangs die Kacheln „Kennzahlen“, „Dokumentenverlauf“, „Fall-Status“, „Diese Woche“ und „Fristen & Fälligkeiten“. So stellst du es um:

1. Klicke oben auf das Stift-Symbol („Dashboard bearbeiten“).
2. Über „Widgets“ fügst du weitere Kacheln hinzu, etwa „Offene Fälle“, „E-Mail-Eingang“ oder „Zuletzt hinzugefügt“.
3. Ziehe die Kacheln am Griff in die gewünschte Reihenfolge.
4. Klicke auf „Fertig“.

Praxisbeispiel: der erste Tag

Anna richtet MyDocs ohne OneDrive ein und lässt beide Kanäle an. Sie verbindet unter „Einstellungen“ → „Verbindung“ ihr E-Mail-Postfach und lädt danach zwölf PDFs aus ihrem Download-Ordner hoch. Die App analysiert alles im Hintergrund. Im „Eingang“ bestätigt Anna die Vorschläge Dokument für Dokument. Bei einem Schreiben vom Finanzamt erkennt die KI eine Frist und legt automatisch einen Fall an. Am Ende des Tages ist der Eingang leer und unter „Fälle“ steht genau eine Aufgabe.

Häufige Fragen

Brauche ich OneDrive?

Nein. MyDocs funktioniert vollständig ohne Cloud-Verbindung. OneDrive dient nur als zusätzliche Sicherung und für die Übernahme eines bestehenden Archivs.

Wie finde ich schnell ein Dokument?

Nutze das Feld „Smart-Suche…“ in der Seitenleiste. Es durchsucht Dokumente, Kontakte, Vorgänge, Kategorien und Tags. Ab drei Zeichen kommen Treffer „Aus Dokumentinhalten“ dazu. Details stehen im Artikel Archiv durchsuchen und filtern.

Gibt es einen Dunkelmodus?

Ja. MyDocs übernimmt automatisch die Hell- oder Dunkel-Einstellung deines Geräts. Einen eigenen Schalter in der App gibt es nicht.

Wie geht es weiter?

Lies als Nächstes Dokumente hochladen, scannen und E-Mails abrufen und danach Den Eingang bearbeiten.